Администратор офиса / Офис-менеджер

ООО «Амулет-Юг» — инженерные сети и комплектация объектов: вентиляция, кондиционирование, электрика, благоустройство, поставки оборудования. Работаем с генподрядчиками, строительными компаниями и бизнесом.

Ищем сильного администратора, который умеет наводить порядок, держать сроки, контролировать документы и помогать продажам/инженерам доводить сделки до договора и объекта.

Формат: офис, полный день, 5/2

ЗП: оклад + KPI + бонусы (подробно ниже)

Твоя роль в компании

Ты — центр управления офисом: входящие обращения, документы, КП, CRM/таблицы, контроль сроков и коммуникаций.

Нам нужен человек, который не “пересылает”, а организует, видит слабые места и закрывает их системой.

Обязанности (расширенно)

1) Координация офиса и дисциплина процессов

• Организация ежедневной работы офиса: порядок, логистика, снабжение офиса, курьеры, канцелярия, связь, техника.

• Ведение календаря встреч/созвонов, напоминания руководителю и команде.

• Контроль исполнения поручений сотрудников (в рамках задач офиса/документов/коммуникаций).

• Ведение внутренних регламентов: “как оформляем КП”, “как фиксируем лиды”, “как храним документы”.

2) Работа с клиентскими обращениями (первичная координация)

• Приём входящих заявок (телефон/почта/мессенджеры), фиксация в Bitrix24.

• Первичная квалификация: кто клиент, какой объект, сроки, контакты ЛПР/ответственных.

• Назначение ответственного менеджера/инженера, контроль чтобы клиенту ответили вовремя.

• Контроль “скорости реакции” и качества ответа (чтобы не терять заявки).

3) Коммерческие предложения (КП) и документы

• Подготовка КП по шаблонам компании: структура, оформление, вложения, сроки, условия.

• Сбор исходных данных от инженеров/продажников: ТЗ, объемы, технические решения, условия поставки.

• Проверка КП на ошибки: реквизиты, адреса, суммы, сроки, вложения, корректность формулировок.

• Ведение реестра КП: когда отправили, кому, что дальше, кто ответственный.

• Подготовка пакета документов: договор, приложения, спецификации, счета, акты (без бухгалтерии, но с контролем “чтобы всё было правильно”).

4) CRM, таблицы, база и прозрачность

• Ведение и контроль актуальности Bitrix24: лиды, сделки, задачи, комментарии, файлы.

• Ведение Google Таблиц (воронка, реестр КП, реестр договоров, реестр оплат/закрывающих).

• Сбор данных от сотрудников и формирование отчётности для руководителя (ежедневно/еженедельно).

5) Взаимодействие с инженерной службой и продажами

• Организация внутреннего обмена информацией: клиент ↔ инженер ↔ офис ↔ менеджер.

• Контроль, чтобы инженерная служба вовремя дала данные для КП/договора.

• Контроль статуса объекта (на уровне “что происходит и что говорить клиенту”), помощь в подготовке писем/ответов.

6) Деловая переписка и поддержка руководителя

• Подготовка писем клиентам (официальные ответы, сопроводительные, уточнения).

• Подготовка шаблонов: письма, КП, договорные приложения, чек-листы.

• Протоколирование договорённостей по звонкам/встречам и постановка задач в CRM.

• При необходимости — организация командировок/поездок/встреч.

Кого мы ищем (портрет сильного кандидата)

• Опыт от 2 лет: офис-менеджер / администратор / координатор / ассистент руководителя.

• Уверенно: Google Таблицы, документы (Word/PDF), деловая переписка.

• Опыт с CRM (Bitrix24 — плюс).

• Системность, внимательность, скорость, умение держать несколько задач.

• Умение “дожимать” процессы: напомнить, собрать, проверить, отправить, зафиксировать.

• Спокойствие и ответственность: сроки и точность важнее эмоций.

Плюсом будет: опыт в строительстве/инжиниринге, понимание ОВиК/электрики/благоустройства на базовом уровне.

KPI (то, по чему реально оцениваем)

Ежедневные/операционные

• Входящие обращения обработаны и зафиксированы в CRM — 100%

• Скорость реакции на входящие: до 10 минут в рабочее время (либо “принято в работу”)

• Просрочки задач по вине администратора — 0

Документы и КП

• КП/документы без ошибок — ≥ 98%

• КП оформлено и отправлено в срок — 100%

• Реестр КП/договоров актуален — 100%

CRM и прозрачность

• Лиды/сделки заполнены корректно (контакты, объект, стадия, ответственный) — ≥ 95%

• Ежедневный отчёт руководителю — 100%

• Еженедельная сводка — 100%

Мотивация (оклад + KPI + бонус за вклад в продажи)

1) Оклад

60 000 – 80 000 ₽ (по уровню кандидата).

2) KPI-премия (ежемесячно)

до 30 000 ₽, разбивка:

• 10 000 ₽ — 100% соблюдение сроков (без просрочек по твоей зоне)

• 10 000 ₽ — качество КП/документов (ошибки ≤ 2% в месяц)

• 10 000 ₽ — порядок в CRM/таблицах и 100% отчётность

3) Бонус “за влияние на выручку”

1 000 – 10 000 ₽ за месяц (в зависимости от объёма):

• если твои КП/пакеты документов ускорили сделки и они перешли в договор/оплату (фиксируется по реестру КП и сделок).

Итого реальный доход: 70 000 – 120 000 ₽

Условия

• Официальное оформление.

• Адекватный руководитель и понятные процессы.

• Реальная возможность роста: старший администратор → координатор проектов → операционный менеджер/ассистент руководителя.

Как откликнуться

В отклике напиши коротко:

где работал(а) администратором/координатором,

с чем из CRM/таблиц работал(а),

сколько КП/документов делал(а) в неделю,

готов(а) ли к системной работе “про сроки и порядок”.