Секретарь, помощник руководителя

Магадан, Южная улица, 12А

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Приём корреспонденции, поступающей на рассмотрение руководителя, и передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя.
Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание.
По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Обеспечивать сотрудников офиса и руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
Организовывать приём посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
Копировать документы на персональном ксероксе.
Выполнять личные поручения руководителя.