Начальник отдела делопроизводства с функционалом секретаря

Административная поддержка · Делопроизводство · Организация документооборота · Управление службой делопроизводства и архивом в федеральном государственном унитарном предприятии (ФГУП) · Внедрение и совершенствование регламентов и политик в области документационного обеспечения

Кого мы ищем

Мы ищем опытного, системного и автономного руководителя, способного совмещать управление отделом делопроизводства с выполнением задач персонального секретаря при руководителе. Кандидат должен не только обеспечивать безупречную организацию работы приемной, но и выстраивать эффективные, регламентированные процессы всего корпоративного документооборота, гарантируя их соответствие законодательным требованиям для государственных предприятий и внутренним стандартам ФГУП, в том числе готового взять на себя:

• Подготовку корреспонденции, оформление и учет внутренних и внешних документов.
• Организацию и протоколирование совещаний.
• Ведение электронного и бумажного архива документов с соблюдением конфиденциальности.
• Прием и перераспределение звонков.
• Организацию и контроль выполнения распоряжений руководителя.
• Ведение календаря руководителя, планирование и координацию встреч, совещаний и командировок.
• Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контрагентами.

Обязательные требования

• Опыт работы в области делопроизводства, документооборота или архивного дела в государственных учреждениях, органах власти или ФГУП/ГУП от 5 лет, включая опыт руководства сотрудниками или проектами в этой сфере от 2 лет.
• Глубокое знание ГОСТов, правил и нормативов в области делопроизводства и архивного хранения документов.
• Опыт разработки и внедрения локальных нормативных актов, регламентов и инструкций по документообороту.
• Опыт ведения протоколов совещаний.
• Уверенное владение MS Office, оргтехникой, а также инструментами коммуникации (почта, мессенджеры, корпоративные платформы).
• Грамотная устная и письменная речь.
• Высокие стандарты деловой этики, дисциплинированность, стрессоустойчивость.
• Умение работать в режиме многозадачности и автономно.

Основные обязанности

1. Административная поддержка

• Ведение календаря, электронных баз данных и организационное сопровождение руководителя.
• Контроль соблюдения сроков и порядка исполнения поручений руководителя, мониторинг выполнения задач.
• Прием, первичный анализ, распределение и обработка входящих звонков и обращений.
• Информирование сотрудников и руководителей подразделений об организационных изменениях, решениях руководства и ключевых событиях.
• Контроль готовности и технического оснащения переговорных комнат, бронирование.

2. Документационное сопровождение

• Оформление и учет входящей/исходящей корреспонденции.
• Подготовка, вычитка, корректировка писем, протоколов, распоряжений, отчетов.
• Архивация документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности.
• Ведение электронного архива, подготовка копий и справок по запросу.

3. Контроль и соблюдение внутренних регламентов

• Соблюдение политики конфиденциальности и правил допуска к документации.
• Контроль корректности оформления, регистрация внутренних актов, приказов и служебных записок.
• Реализация требований профессиональных стандартов по делопроизводству.

4. Кросс-функциональное взаимодействие

• Связь между руководителем, сотрудниками и внешними партнёрами.
• Организация командировок, заказ билетов и гостиниц.

Условия

• Официальное трудоустройство по ТК РФ, заработная плата 150 000 руб. с учетом налогов, соц. гарантии.
• График: 5/2, 9:00–18:00, возможна сверхурочная занятость по согласованию.
• Комфортабельный офис в центре Москвы (шаговая доступность от метро Таганская).
• Возможности профессионального и карьерного роста.

Технические навыки

• MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Работа с оргтехникой (принтеры, сканеры)
• Владение системами электронного документооборота (желательно)

Личные качества

• Дисциплинированность, деловая этика
• Внимательность к деталям, оперативность
• Коммуникабельность, инициативность
• Способность к самостоятельному принятию решений

Как откликнуться

Для рассмотрения отклика необходимо направить:

• Резюме (PDF)
• Краткое мотивационное письмо (по желанию)
• Подтверждение готовности пройти полиграф
• Подтверждение готовности предоставить выписку из Госуслуг, подтверждающую стаж
• Подтверждение готовности предоставить контакты с последнего места работы для проверки рекомендаций