Офис-менеджер

В нашу команду мы в поисках ответственного офис-менеджера

Обязанности:

• ежедневно в определенные сроки получать и просматривать входящие документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям под подпись;
• следить за порядком и чистотой в офисе;
• осуществлять документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями и органами;
• вести журнал входящей и исходящей корреспонденции;
• находить и инициировать заключение договоров с курьерскими компаниями на доставку почты, посылок; отправлять исходящие письма, посылки; взаимодействовать с поставщиками, инициатором которых является администратор офиса;
• находить и инициировать заключение договоров с поставщиками воды, канцелярских товаров, продуктов для нужд офиса;
• заказывать канцелярские товары, воду, другие необходимые товары для нужд офиса;
• немедленно сообщать руководителю о возникновении вопросов, требующих срочного решения;
• вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению;
• принимать участие в совещаниях, организовать их техническое обслуживание;
• обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов;
• выполнять другие поручения руководителя, которые связаны с деятельностью предприятия;
• своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов кухни и канцелярских принадлежностей в офис для нужд офисе;
• соблюдать конфиденциальность информации;
• придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе;
• соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию;
• находить поставщиков и инициировать договора с гостиницами, такси, на покупку билетов и т.п.;
• организовывать трансфер, гостиницу, покупку билетов для командировок директоров.
• оказывать помощь гостям и сотрудникам;
• предлагать гостям чай/кофе/воду;

• организаторские способности
• коммуникабельность
• стрессоустойчивость
• тактичность
• пунктуальность
• умение работать в команде
• умение вести деловые переговоры
• владеть основными офисными программами, такими как Word, Excel, Power Point, пригодятся навыки создания PDF-документов.
• уметь пользоваться онлайн-сервисами бронирования, заказа такси, продуктов, билетов.
• схемы документооборота;
• порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
• правила пользования вычислительной и организационной техникой;
• правила ведения телефонных переговоров;

• график работы 5/2, с 09.00 до 18.00 часов, обед с 13.00 до 14.00 часов;
• официальное трудоустройтво;
• ежегодный трудовой оплачиваемый отпуск.