Офис-менеджер

Обязанности

• Контроль организации жизнеобеспечения офиса: канцтовары, работы coffee-room, оснащение офиса, прием посетителей и т.д.;
• Организация содействия в оформлении виз, приглашений и сопроводительных документов для иностранных граждан и командированных сотрудников;
• Создание и настройка пользовательских профилей в системе бронирования для новых сотрудников. Контроль соблюдения корпоративных правил при оформлении поездок: тарифы, классы перелёта, багаж, отели. При необходимости — самостоятельное оформление командировок для руководителей, включая подбор рейсов, бронирование проживания и трансфера;
• Контроль и планирование административного бюджета;
• Взаимодействие с провайдером мобильной связи;
• Контроль работы корпоративной столовой;
• Координация процесса выдачи сотрудникам продукции компании;
• Контроль работы корпоративного такси ;
• Контроль процесса бронирования командировок для сотрудников;
• Организация переговорных комнат для проведения встреч;
• Участие в социальных проектах, сопровождение корпоративных мероприятий;
• Подготовка локальных процедур в рамках зоны ответственности;
• Коммуникация с провайдером услуг уборки и контроль качества работ в московском офисе;
• Руководство зоной ресепшн в Москве и Ступино:

1. Управление офис-менеджером (Москва) и координатором HR-отдела (Ступино);

2. Обеспечение единого стандарта работы ресепшн, контроль качества сервиса, соблюдение корпоративного этикета;

• Организация замещения обязанностей офис-менеджера (Москва) и координатора HR-отдела на период отпусков, болезней и временной нетрудоспособности;
• Контроль за состоянием и эксплуатацией офисов в Москве и Ступино;
• Коммуникация с управляющей компанией в московском офис;
• Контроль состояния офисной мебели и организация её замены;
• Обработка входящих счетов;
• Проводка счетов в SAP.

Требования

• Высшее образование;

• Уверенный пользователь ПК (MS Office, Power Point);
• Коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности и сжатых сроков, деловая и корпоративная этика;
• Внимательность, доброжелательность, проактивность, хозяйственный подход, инициативность;
• Владение английским языком на уровне не ниже Intermediate (будет общение с иностранными коллегами, руководством);
• Опыт работы на позиции Офис-менеджер/Административный ассистент в производственных компаниях (желательно сектор FMCG) от 2 лет.

Условия

• График работы: понедельник – четверг 8.30-17.30, пятница 8.30 – 16.15, выходные дни – суббота, воскресенье;
• Компания предоставляет Вам ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней (в год);
• Оплата больничных листов, отпуска осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
• Дополнительная компенсация до базового оклада за 21 календарный день больничного в году;
• Предоставление полиса ДМС и страхования жизни сотрудника в соответствии с политикой Компании;
• Предоставление корпоративного транспорта (по г. Ступино, г. Кашира, г. Новое Ступино);
• Предоставление корпоративного питания;
• Предоставление мобильной связи в соответствии с установленными в компании лимитами для данной категории должностей.