Ассистент Генерального Директора

ПРИГЛАШАЕМ ВАС В КОМАНДУ НАШЕГО КЛИЕНТА

Аккредитованная российская ИТ-компания (Резидент "Сколково", строит продукты на стыке различных технологий:
- осуществляет деятельность по структурированию больших данных, использованию баз данных и информационных ресурсов
- проводит разработки в области защиты информации и предоставляет консультативную и аналитическую экспертизу в ИТ-сегменте.
Компания также участвует в научных исследованиях и развивает деятельность в области защиты информации.

- основана в 2021 году,динамично развивается и растет от года к году

Компания ищет АССИСТЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

с функцией офис-менеджера, который возьмет на себя обеспечение служебной деятельности генерального директора и выполнения отдельных личных поручений, обеспечение служебной деятельности директора по росту компании, административную и хозяйственную поддержку работы офиса.

ЗАДАЧИ

• Всестороннее обеспечение служебной деятельности генерального директора:

  • ведение рабочего календаря, ведение календаря значимых дат (дни рождений ключевых сотрудников и партнеров, организация поздравлений)

  • организация и протоколирование встреч / совещаний / заседаний

  • встреча гостей

  • поиск и консолидация информации

  • travel-поддержка (личная и рабочая)

  • подбор и бронирование ресторанов

  • организация и контроль порядка и рабочей обстановки в кабинете

  • работа с документами

  • обеспечение взаимодействия Руководителя на всех уровнях внутри и вовне организации, контроль за исполнением поручений по срокам и содержанию

  • организация питания

  • выполнение личных поручений ГД, при необходимости

• Помощь в организации проведения Совета Директоров (контроль и помощь в сборе презентаций, контроль готовности слайдов со стороны коллег, организационные правки, прочее)

• Работа с корпоративным такси: заказ по запросу (Генерального директора, Директор по росту компании, гостям), контроль и пополнение личных кабинетов денежными средствами, отчет и расшифровка бухгалтерии по поездкам в конце месяца, оформление закрывающих документов

• Работа с общекорпоративной почтой и корпоративным телефоном: ответ на звонки, распределение входящих писем и звонков внутри компании

• Подготовка необходимой информации по запросу Акционера

• Выполнение служебных поручений директора по росту компании

• Подготовка внутренних корпоративных мероприятий (по поручению Генерального директора, Акционера, Директора по росту компании): организация, подготовка к содержательной части, поиск и просмотр локации, сервировка в месте проведения мероприятия, встреча гостей, уборка, отчет бухгалтерии по расходам и закрывающим документам

• Помощь в ведении корпоративного ТГ- канала: информационное оповещение о новостях компании, назначение админов, контроль списка участников и пр.

• Подготовка представительских расходов и авансовых отчетов генерального директора и Директора по росту компании

• Заказ продуктов / хозтоваров / воды / канцелярии и пр.

• Организация и контроль оплат АХО

• Контроль работы офиса и взаимодействие с техническим персоналом (уборщицы, хаус-мастера, управляющая компания)

• Встреча гостей офиса. Формирование заявок и пропусков для гостей и сотрудников

• Оформление и распределение парковочных мест для сотрудников и гостей

• Организация поездок и командировок (поиск и заказ билетов / гостиниц / трансфера, визовая поддержка, работа с агрегаторами)

• Работа с такси и курьерской службой

• Ведение платежного календаря в рамках должностных обязанностей

• Организация общекорпоративных встреч и звонков

• Организация и поддержание работы офиса компании (административно-хозяйственное обслуживание)

КОМПАНИЯ ОЖИДАЕТ

• Среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) либо высшее образование (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности)

• Опыт работы от 3х лет

• Английский Pre-Intermediate

• Умение определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время

• Умение устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу

• Умение сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия

• Обеспечение информационной безопасности деятельности компании

• Понимание этики делового общения

• Знание правил речевого этикета

• Умение вести деловую переписку

• Грамотность

• Умение применять информационно-коммуникационные технологии

• Высокий уровень владения Microsoft Office

• Опыт работы с ЭДО

КОМПАНИЯ ПРЕДЛАГАЕТ

• Конкурентный уровень заработной платы

• Бонусы по результатам работы

• ДМС, включая стоматологию (после 3х месячного испытательного срока)

• Современный офис в шаговой доступности от ст. метро Таганская

• Отсутствие бюрократии - возможность оперативно решать любые вопросы

• Классная, драйвовая, профессиональная команда