Менеджер Службы сервиса жилых помещений

Астана, проспект Кабанбай Батыра, 53

Описание вакансии

Основные функциональные обязанности:

организация, контроль и осуществление своевременной и правильной регистрации вселившихся и выселившихся студентов и профессорско-преподавательского состава в жилых блоках (далее- Проживающие); подписание выселившимися проживающими обходных листов по предоставлению информации об отсутствии какого-либо ущерба по жилому блоку; осуществление контроля по заключенным договорам с проживающими, по соблюдению условий проживания и своевременной оплаты;

обеспечение соблюдения проживающими жилых блоков Правил проживания с Департаментом по студенческим делам «Назарбаев Университет» и Департаментом интернационализации «Назарбаев Университет»;

обеспечение выдачи и приема инвентаря и другого необходимого имущества, контроль за рациональным и экономным использованием материальных ресурсов в целях выявления внутрихозяйственных резервов, снижения себестоимости выполняемых работ, услуг и продукции, предупреждения потерь и непроизводственных расходов;

осуществление консультационной и методологической помощи по вопросам, входящим в Службу;

своевременное и качественное исполнение иных поручений Руководителя подразделения и руководства Учреждения в рамках своих должностных обязанностей и полномочий

Основные должностные обязанности:

надлежащим образом и в установленные сроки выполнять поручения Руководителя и руководства Учреждения;

соблюдать требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Учреждения;

осуществлять ежедневный обход Блока в целях выявления неисправностей, контроль над обеспечением чистоты и общего порядка, ведение учета имущества по Блоку в целом, осмотр на предмет целостности и сохранности;

направлять поступающие заявки соответствующим структурным подразделениям касательно устранения неисправностей в системе жизнеобеспечения квартир, комнат, офисов, контроль над своевременным исполнением заявок;

снимать показания электроснабжения и водоснабжения на ежемесячной основе, подготовка счетов по коммунальным услугам;

принимать участие в проверке готовности блока с представителями соответствующих инженерных служб к эксплуатации в осенне-зимний период и перед началом академического года;

принимать участие во внеплановой, плановой и ежегодной инвентаризации основных средств и товарно-материальных ценностей;

составлять дефектные акты на списание имущества, испорченного или утраченного и соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

осуществлять контроль за соблюдением чистоты в спальных комнатах студентов совместно с санитарным врачом согласно санитарным нормам Блока, включая места общего пользования и туалеты;

вести и использовать Информационную систему Управления жилым фондом Университета (Hotel Management System); своевременно вести и использовать данные в Информационную систему Управления жилым фондом Университета (Hotel Management System);

осуществлять контроль за противопожарным состоянием Блока соответствующими службами;

обеспечить сохранность, а также прием и выдачу ключей от жилых помещений;

вести делопроизводства в Подразделении; выдача, хранение, учет бланков Учреждения, подлежащих защите в Подразделении; контроль над учетом и хранением, состоянием и сохранностью документов Подразделения до передачи их на хранение в архив Учреждения; передача дел согласно номенклатуре Подразделения на хранение в Архив; ежегодная разработка проекта номенклатуры дел Подразделения;

заполнять форму оценки эффективности работника на текущий период и отправлять ее на утверждение руководителю;

принимать участие в формировании бюджетной заявки Службы, а также участие в процессах оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления;

своевременно предоставлять документы на оплату по курируемым договорам;

своевременно предоставлять УБУКХ первичных документов по услугам, оказываемым Учреждением для выписки электронных счет-фактур;

своевременно предоставлять УБУиФО отчета по оказанных услугам физическим лицам;

вести контроль и анализ исполнения условий поставщиками договора о закупках товаров, работ и услуг инициированного структурным подразделением;

своевременно вносить изменения и дополнения в договора с контрагентами (в случае такой необходимости), мониторинг исполнения договоров, инициатором которых является структурное подразделение, в том числе осуществление своевременной и надлежащей приемки товаров, работ, услуг по договорам и передача необходимых документов в финансовое/бухгалтерское подразделение;

своевременно и надлежаще предоставлять и оформлять документы, являющихся основанием для признания доходов Учреждения;

Выезд в командировки: редко

Опыт работы должен соответствовать одному из следующих требований:

- при степени магистра стаж работы не менее 1 года по специальности в областях, соответствующих функциональным направлениям должности, либо опыт работы в Университете и/или его организациях; или

- при степени бакалавра, либо специалиста не менее 2 лет по специальности в областях, соответствующих функциональным направлениям должности либо опыт работы в Университете и/или его организациях.

Приветствуются выпускники АОО «Назарбаев Университет».

Профессиональная компетенция и личные качества

- аналитические способности;

- управление риск менеджментом;

- навыки подготовки планов и определения степени их реализации, аналитических записок;

- умение работать с программами Word, Excel, Power Point;

организационные навыки;

-коммуникабельность;

-умение работать в команде;

-умение работать в режиме многозадачности;

-исполнительность;

-развитые лидерские качества;