Координатор/Администратор проектов

АКАДЕМИЯ ГОРОДСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ «СРЕДА» – это российская, динамично развивающаяся, успешная компания, оказывающая услуги в области стратегического и образовательного консалтинга для государственных и муниципальных органов власти, институтов развития, крупных российских и международных компаний.

Ключевыми продуктами компании являются:

• Документы стратегического развития территорий
• Стратегии и программы социально-экономического развития
• Образовательные программы
• Деловые мероприятия в сфере B2G
• Аналитические исследования

Мы активно растем и масштабируемся, и сейчас мы открываем поиск Координатора/Администратора проектов.

Чем предстоит заниматься:

1. Управление проектным циклом и контроль исполнения

• Создание карточки проекта / паспорта проекта (цели, команда, сроки, этапы, KPI).
• Формирование плана-графика, контроль дедлайнов.
• Ведение трекера задач (Excel ,Bitrix24).
• Еженедельный сбор статусов по задачам и выявление отклонений.
• Эскалация «узких мест» руководителю проекта / куратору.

2. Контроль качества и проверка промежуточных результатов

• Использование чек-листов качества и стандартов компании.
• Организация промежуточной проверки материалов (гендиректором или куратором).
• Контроль устранения замечаний.

3. Документооборот и отчетность

• Консолидация содержательных и финансовых отчётов.
• Проверка комплектности пакета документов перед отправкой заказчику.
• Контроль корректности актов, закрывающих документов и подтверждений расходов.
• Отслеживание получения подписанных актов и передача в бухгалтерию.
• Архивация документов (в т.ч. на Яндекс.Диске) по стандартам структуры.

4. Финансово-административная координация

• Контроль исполнения бюджета проекта (Project P&L).
• Передача заявок на оплату и подтверждающих документов.
• Верификация кодировки расходов по проектам.
• Взаимодействие с бухгалтерией и юристами по договорам, актам, подрядчикам.

5. Постпроектная аналитика и улучшения

• Формирование итогового отчета об этапах.
• Подготовка Lessons Learned — фиксация ошибок и сильных решений.
• Предложения по оптимизации процессов и повышению эффективности.

Ключевые процессы, за которые отвечает менеджер

Инициация проекта — создание паспорта проекта.

Планирование — календарь, бюджет, контрольные точки.

Запуск проекта — синхронизация команды, готовность ресурсов.

Исполнение — контроль сроков, статусов, чекпоинтов.

Контроль качества — проверка материалов перед сдачей.

Отчетность и документооборот — консолидация, проверка, сдача.

Закрытие этапов — акты, подтверждения, архивирование.

Постпроектная аналитика — выводы, предложения.

Инструменты, с которыми будет работать менеджер

• Яндекс.Диск — структура хранения документов.
• Excel / Bitrix24 — трекер задач и статусов.
• Project P&L / бюджет проекта — план-факт анализ.
• Шаблоны отчетов, актов, чек-листы качества.
• Корпоративный чат / e-mail — коммуникации и фиксация решений.

Требования:

Обязательные

• Опыт работы в управлении проектами или PMO от 2–3 лет.
• Опыт административной координации проектов (желательно в консалтинге / ивентах / B2B / B2G).
• Умение работать с большими массивами документов.
• Внимательность, структурность, высокая дисциплина.
• Навык работы с Excel, Google Sheets, трекерами задач.
• Готовность работать с жесткими сроками, дедлайнами и высоким качеством требований.

Желательные

• Опыт в компаниях с проектным учётом или бюджетированием.
• Знание 223-ФЗ / 44-ФЗ на базовом уровне.
• Понимание логики P&L проекта.
• Опыт взаимодействия с юристами, финансами, бухгалтерией

Условия:

• проектная занятость, возможен ненормированный рабочий день в период высокой проектной активности;
• работа в гибридном режиме, участие в оперативных совещаниях и соблюдение дедлайнов;
• Возможность влиять на систему управления проектами.
• Развитие и рост в PMO / операционного руководителя / руководителя проектов.
• Стабильная зарплата (премии по итогам квартал/год), оформление по ТК РФ.
• Прозрачная и управляемая рабочая среда.
• в отклике на вакансию указать направление, в котором вы считаете себя экспертом.