Помощник руководителя - Референт, Офис-менеджер, администратор

1. Принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества, передает документы на исполнение.

2. Организовывает работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

3. Отправляет исполненную документацию адресатам и регистрирует в журнале учета исходящих документов (в том числе посредством электронной почты).

4. Выполняет функцию по техническому обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества, подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя

5. Получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.

6. Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Формирует заявку для закупки канцтоваров, бумаги и других хозяйственных товаров для офиса.

8. Регистрирует приказы по основной деятельности.

9. Оформляет командировочные документы Генеральному директору.

10. Организует телефонные переговоры и видеоконференцсвязь Генерального директора.

11. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы.

12. Выполнят печатные и копировально-множительные работы по поручению Генерального директора.

13. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения.

14. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов.

15. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие
документы, готовить ответы авторам писем.

16. Контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

17. Контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору.

18. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.

19. Решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку.

• высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы
• среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет
• грамотная устная речь и умение письменно излагать поручения и задания
• умение работы на ПК и оргтехнике
• инициативность в решении поставленных задач
• готовность к карьерному росту
• знание этики и этикета, правил делового общения, пользования переговорными устройствами

• официальное трудоустройство и социальные гарантии
• комфортное рабочее место в офисе в центре города
• лояльное руководство
• перспектива роста в сфере делопроизводства