Ассистент руководителя

С чем предстоит работать:

• Обеспечение подготовки офиса к рабочему дню (подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
• Выполнение задач, поставленных руководством компании и непосредственным руководителем.
• Ежедневная работа по плану работ, установленный руководством компании.
• Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды.
• Организация заказа авиа- и железнодорожных билетов для руководства, сотрудников офиса и партнеров компании, а также диспетчеризация автотранспорта.
  Организация:
  -встреч, приема, регистрации и необходимого обслуживания гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
  -материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний.
• Организация и проведение деловых переговоров (план деловых встреч, определение линии деловых переговоров, управление переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организация документального оформления переговоров, анализ результата деловой встречи).
• Составление сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
• Оформление необходимых документов для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
• Обеспечение надлежащего содержания и эксплуатации помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
• Осуществление контроля за оформлением помещений.
• Установление контактов с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
• Организация делопроизводства офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
• Организация эффективного взаимодействия отделов и сотрудников компании, обеспечение создания для них комфортных условий, консультация их по административным вопросам, предоставление информационных и иных материалов.
• Подготовка материально-технической базы для проведения переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
• Контроль сохранности документов руководства.
• Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.
  Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания, координация замещения водителей).
• Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.)
• Отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности от 3 лет;
• Высшее образование;
• Свободное владение русским и английским языками;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Отличные коммуникативные навыки, дружелюбие, стрессоустойчивость;
• Умение работать с большим объёмом информации;
• Умение работать в условиях многозадачности.

Условия:

• Работа в дружном коллективе;
• Карьерный рост, личностное и профессиональное развитие;
• Комфортный офис;
• График работы 6/1: 09:00-18:00, в субботу: 09:00- 14:00 (не нормированный график)
• Своевременная заработная плата;
• Офис в центре города.