Координатор команды проектов

В ФСК Регион открыта вакансия Координатора команды проектов.

Обязанности:

1. Координация проекта:

• Ежедневный мониторинг прогресса проекта, выявление отклонений от плана реализации проекта, эскалирование выявленных нарушений на уровень ответственных руководителей.
• Информирование членов проектной команды о сроках исполнения проектных задач и поручений.
• Информирование членов проектной команды об изменениях в реализации проектов, включая планы проектов и наступление проектных событий.
• Контроль исполнения членами проектной команды проектных задач и поручений.
• Контроль загрузки членов проектной команды, инициация перераспределения и приоритезации задач сотрудников.
• Организация внутренних совещаний проектной команды, а также переговоров и рабочих встреч с контрагентами, включая формирование повестки и протоколирование решений.
• Организация взаимодействия проектных команд с подразделениями компании.
• Разработка предложений по повышению эффективности управления проектами
2. Координация закупочных процедур (по проектным закупкам):

• Заведение контрагента в информационную систему Общества.
• Создание, запуск и контроль сроков согласования в информационной системе Общества:
• закупочной процедуры (заявка на тендер, АНЦТ, мини-тендер, служебная записка).
• карточки заявок на расходы (ЗНР)и на затраты (ЗНЗ).
• Взаимодействие с контрагентом по корректировке и корректировка документов для закупочных процедур.
• Предоставление материалов для формирования договоров по запросу Специалиста по документационному обеспечению.
• Запрос актов сверки у контрагентов по запросу бухгалтерии.

3. Документационное обеспечение:
• Организация наполнения проектного архива.
• Контроль своевременного согласования и утверждения документов по проекту.
• Контроль своевременного получения документов по проекту от подрядчиков и других контрагентов (в том числе актов сверки, актов выполненных работ).
• Маршрутизация и учет входящей и исходящей проектной документации.

4. Управление рисками:
• Организация и контроль учета проектных рисков, разработки и реализации антирисковых мероприятий.
• Организация разработки, учета и контроля реализаций мероприятий реагирования на реализовавшийся риск.

5. Отчетность:
• Подготовка отчетности по проектам в соответствии с требованиями системы проектной отчетности Общества.

6. Административная поддержка:
• Помощь в организации командировок членов проектной команды.
• Организация адаптации новых членов проектной команды:
- ознакомление с должностной инструкцией нового члена проектной команды,
- знакомство с членами проектной команды и их функциями,
- ознакомление с правилами коммуникации в проектной команде, с другими подразделениями компании, подрядчиками и другими контрагентами,
- ознакомления с основными информационными ресурсами команды проектов
- ознакомление с системами проектного планирования, постановки и контроля исполнения задач/поручений
• Организация мероприятий для команды проекта: конференции, командировки, участие в форумах и т.д.
• Контроль исполнения регламентов и Локальных нормативных актов.

7. Исполнение иных поручений Директора проектов и Руководителя направления по внутреннему контролю, отчетности и координации проекта

Требования:

1. Законченное высшее профессиональное инженерное образование в области промышленного и гражданского строительства или архитектуры.

2. Опыт работы по профилю деятельности.

3. Менеджер по координации проектов должен обладать следующими навыками и умениями:
• Обрабатывать большой объем информации;
• Работать в режиме многозадачности;
• Структурировать информацию, формулировать поручения;
• Приоритизировать задачи;
• Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
• Организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
• Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• Классифицировать проектные документы;
• Готовить и организовывать проведение командных мероприятий;
• Поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов.
4. Уверенный пользователь MS Office, 1С.

Условия:

• Оформление согласно ТК РФ;
• Доход обсуждается с финальным кандидатом;
• График работы 5/2 с 09:30 до 18:00 (выходные: суббота , воскресенье);
• Место работы в офисе (г.Казань).