Секретарь в приемную / Секретарь руководителя

ФГУП «Предприятие по поставкам продукции

Управления делами Президента Российской Федерации»

Предприятие, созданное в целях организации комплексного материально-технического обеспечения деятельности Администрации Президента РФ, оказания услуг для нужд федеральных органов власти, предприятий, организаций и учреждений, подведомственных Управлению делами Президента РФ.

Обязанности:

• Приём и распределение входящих звонков;
• Проверка правильности оформления документов передаваемых на подписание руководителям;
• Организация жизнедеятельности офиса (канцелярия, кухня, оргтехника);
• Организация переговоров и подготовка переговорных комнат к проведению деловых встреч;
• Заказ пропусков для посетителей, встреча посетителей;
• Работа с оргтехникой и документами, снятие копий, сканирование, подготовка документов;
• Подготовка документов для передачи в архив предприятия;
• Ведение календаря руководителей при необходимости;
• Подготовка графика отпусков для руководителей и ведение календаря отпусков по сотрудникам;
• Контроль клининговой службы;
• Организация корпоративных мероприятий;
• Организация поздравительной компании для сотрудников и контрагентов;
• Заказ служебных автомобилей для руководителя и сотрудников;
• Подготовка отчетов о командировке руководителя;
• Протоколирование совещаний и контроль исполнения поручений;
• Ведение базы данных (контакты сотрудников и контрагентов);
• Взаимодействие со службами курьерской доставки;
• Выполнение служебных поручений от руководителей.

Требования:

• Опыт работы с документами;
• Ответственность, организованность;
• Эффективные коммуникативные навыки;
• Высокая активность, скорость реагирования;
• Структурное мышление;
• Грамотная письменная и устная речь;
• Умение самостоятельно принимать/обосновывать решения;
• Умение работать с программами MS Office.

Условия:

• Декретная ставка (ориентировочно до 2029 года);
• Режим работы: 5\2, с 09:00 до 18:00;
• Удобно добираться от станций метро Маяковская (2 минуты пешком);
• Соц. пакет ( отдых в подведомственных организациях Управления делами Президента РФ);
• Работа в стабильной организации.