Помощник/ассистент руководителя

Чем предстоит заниматься:

Документооборот и отчетность:

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции (регистрация, учет, хранение, архивирование и направление входящей‚ исходящей корреспонденции (в т.ч. Курьерские службы, Почта России);
• Подготовка презентаций, отчетов (по запросу);
• Систематизация и архивация документов, обеспечение их доступности;

Координация взаимодействия:

• Административная и информационная поддержка руководителя (ведение протоколов совещаний и контроль их исполнения по ответственным);
• Взаимодействие с внешними организациями при необходимости (организация переговоров приемов);

Информационного-аналитическая работа:

• Сбор и анализ данных для принятия управленческих решений;
• Мониторинг сроков выполнения задач, информирование руководителя о результатах;

Решение административных вопросов:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров‚ хозтоваров, расходных материалов, контроль клининга, контроль работы оргтехники, контроль за порядком в офисе и т.д.);
• Контроль над соблюдением санитарных норм в части освещенности, вентиляции и температурного режима в офисе;
• Организация поездок и командировок (бронирование гостиниц‚ заказ билетов);
• Организация графиков руководства (ведение календаря);
• Встреча и прием гостей компании (кофе, чай).

Управление многозадачностью:

• Оперативное реагирование на изменения, устранение непредвиденных проблем и возникающих вопросов;
• Расстановка приоритетов в задачах для оптимизации времени руководителя;

Конфиденциальность и этикет:

• Обеспечение сохранности служебной информации;
• Соблюдение корпоративного протокола и делового этикета;

Каким мы видим подходящего кандидата:

• Знание MS Office (Excel, Word), Битрикс24 (необязателен, но является преимуществом);
• Организованность и многозадачность – четкое планирование задач и контроль сроков в условиях нагрузки;
• Высокий уровень пунктуальности, ответственности, внимательности, исполнительности – умение доводить поручения до результата с минимальным контролем;
• Грамотная устная и письменная речь – навыки деловой переписки и коммуникации с клиентами/партнерами;
• Готовность к обучению – адаптация к корпоративным стандартам и новым задачам.