Бизнес ассистент

Бизнес-ассистент (операционный)

🎯 Цель должности

Обеспечить системность, порядок и контроль во всех операционных процессах компании, разгрузив руководителя от рутинных, административных и организационных задач.

🔑 Основные задачи

1. Организация и контроль операционных процессов:
   • Ведение и обновление CRM (Bitrix24, Notion, Google Sheets и т.д.);
   • Контроль выполнения задач менеджеров и подрядчиков;
   • Подготовка отчетов по продажам, клиентам, поставщикам, проектам.
2. Документооборот и финансы:
   • Ведение договоров, актов, счетов, ТТН;
   • Сверка с подрядчиками и клиентами;
   • Контроль дебиторки и оплат по проектам;
   • Формирование еженедельного отчета по финансам.
3. Работа с подрядчиками и клиентами:
   • Получение КП, сравнение цен, ведение базы поставщиков;
   • Контроль сроков выполнения заказов;
   • Координация между производством, поставщиками и клиентами.
4. Планирование и организация:
   • Планирование загрузки команды;
   • Ведение календаря руководителя и напоминания по важным задачам;
   • Организация встреч, поездок, закупок, логистики.
5. Контроль и систематизация:
   • Создание и ведение таблиц, чек-листов, шаблонов;
   • Ведение архива проектов и клиентской базы;
   • Поддержание порядка в Google Диске и рабочих чатах

🧠 Требования к кандидату

Личностные качества:

• Системное мышление, логика, внимательность к деталям;
• Ответственность, пунктуальность, исполнительность;
• Высокая организованность, умение работать по приоритетам;
• Любит порядок, таблицы, отчеты и дедлайны;
• Терпелив, спокоен, не подвержен хаосу.

Профессиональные навыки:

• Опыт администрирования / операционного сопровождения от 1 года;
• Уверенное владение Excel / Google Sheets, Google Workspace;
• Опыт работы с CRM (желательно Bitrix24, AmoCRM, Notion и т.п.);
• Умение составлять отчеты, документы, контролировать дедлайны;
• Понимание принципов проектного и бизнес-администрирования.

📊 KPI (ключевые показатели эффективности)

1. 100% задач в CRM имеют статус и сроки.
2. Отчеты предоставляются вовремя (ежедневные / еженедельные).
3. Нет просрочек по документам и платежам.
4. Дебиторка и финансы под контролем.
5. Системы, таблицы, архивы — структурированы и актуальны.
6. Руководитель тратит <30% времени на операционку.

💰 Условия и мотивация

• Формат: удаленно или в офисе (по договоренности);
• График: 5/2, с 10:00 до 19:00 (гибко, при результатах);
• Оплата: фикс + % за качество операционного контроля (например, 10% от чистой прибыли);
• Рост: до операционного директора (COO) при успешной работе.

📋 Тип человека по PAEI:

A — Администратор (Оператор)

• Любит порядок, правила, последовательность;
• Получает удовольствие от систематизации хаоса;
• Не стремится к лидерству, но силен в исполнении и контроле.
• Если вы такой человек, то мы с радостью ждем вас. Напишите цифру 1, если все прочитали до конца.