Офис-менеджер

О компании:

Юридическое агентство «Довод» оказывает консалтинговые и юридические услуги для средних и крупных компаний в России и за рубежом. У нас есть представительство в Дубае, мы сопровождаем клиентов во внешнеэкономической деятельности.

Направления:

• налоговые споры и взаимодействие с ФНС;
  корпоративное право (слияния, покупки, регистрация и реорганизация ООО, уставные изменения);

• сопровождение деятельности компаний и корпораций;

• строительные и подрядные споры;

• взаимодействие с банками и госструктурами;

• сопровождение IT-компаний и маркетплейсов;

• защита интеллектуальной собственности.

Миссия агентства: совместными усилиями команды «Довод» выдавать доверителям готовый и полезный продукт.

Среди наших клиентов: АО “Мосинжпроект”, ООО “МИП-строй 1”, ПАО “Энергогарант”, ГУОВ, Аликсон Групп, Авелес, Potato, разработчики ПО и другие компании.

Наш коллектив состоит из 14 сотрудников. Мы работаем на позитивном настрое и с радостью готовы принять нового участника!

Обязанности:

1. Организационная поддержка руководителя:

• ведение календаря встреч и звонков руководителя (общение должно идти через бизнес-ассистента, руководитель не должен сидеть в чатах);
• организация онлайн- и офлайн-встреч, бизнес-мероприятий, регистрация и сопровождение;
• ведение протоколов совещаний и информирование участников;
• отслеживание статусы коммерческих предложений;
• организация корпоративных мероприятий;
• поиск и координация исполнителей для решения личных и бизнес-задач руководителя;
• оптимизация распределения нагрузки между сотрудниками;
• организация и контроль выполнения сотрудниками задач заблаговременно;
• выполнение персональных поручений руководителя;
• организация командировок и поездок, решение бытовых вопросов;
• планирование: участие в стратегическом планировании, планирование задач по проектам и распределение их по исполнителям.

2. Документы и коммуникации:

• подготовка отчётов, презентаций и резюме по проектам;
• регулярное предоставление обратной связи по выполненным задачам;
• разработка и внедрение регламентов работы, наполнение регламентов, контроль соблюдения;
• актуализация статусов по задачам с указанием конкретной стадии работы и вопросов по проекту, требующих решения;
• работа с информацией и контентом: поиск и систематизация информации по запросу руководителя, структурирование документов;
• контроль процессов и сопровождение клиентов: координация консультаций клиентов (телефон, email, личные встречи), контроль этапов взаимодействия с клиентом (от запроса документов до передачи итоговых материалов).

Компетенции:

• Ориентированность на результат: задачи доводятся до конца, решения фиксируются, причины невыполнения документируются;
• Системный подход к работе, внимание к деталям, умение структурировать процессы и эффективно распределять задачи;
• Проактивность в решении и распределении задач, готовность задавать вопросы при непонятных моментах;
• Самостоятельное взятие ответственности за выполнение задач - как только появилась задача, сразу брать ее на контроль и организовать процесс выполнения;
• Умение слышать руководителя и работать «руками руководителя»;
• Умение спокойно реагировать на негатив команды, поддерживать адаптацию новых сотрудников и упрощать рабочие процессы;
• Грамотное, этичное общение;
• Честность, открытость, инициативность и грамотная передача информации;
• Ориентация на долгосрочное сотрудничество, пунктуальность и соблюдение сроков.

Требования к профессиональным и личным качествам:

• Опыт работы ассистентом, администратором, офис-менеджером или руководителем от 3 лет;
• Уверенное владение ПК и современными онлайн-сервисами;
• Техническое образование — преимущество;
• Умение работать в режиме многозадачности, с большим объёмом информации;
• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь;
• Внимательность, организованность, системный подход;
• Активность, инициативность, пунктуальность, стрессоустойчивость;
• Ориентация на долгосрочное сотрудничество.

Мы предлагаем:

• Стабильная белая заработная плата: 80 000 рублей, в дальнейшем возможно повышение до 100 000 рублей;
• Возможность роста до заместителя руководителя агентства. Возможно обсуждение формата партнёрских проектов;
• Сплочённый, дружный и сильный коллектив, где все помогают друг другу, страхуют и обучают;
• Комфортный офис в центре Москвы в 5 минутах ходьбы от метро Павелецкая, в 15 минутах ходьбы от метро Новокузнецкая/Третьяковская, метро Таганская также в пешей доступности, в живописной локации, возле водоотводного канала;
• Столовая с демократичными ценами и качественной домашней едой;
• График: 5/2, с 10.30 до 17.00 в офисе (пн-чт), в пятницу можно удалённо;
• Официальное трудоустройство;
• Испытательный срок: от 2 недель до 3 месяцев (в зависимости от опыта);
• Обучение и поддержка на всех этапах адаптации и профессионального роста;
• Возможность развить навыки управления и тайм-менеджмента;
• Адекватное руководство, готовое дать обратную связь и обсудить ситуацию;
• Бонусы и премии пропорционально своему вкладу в общее дело.