Офис-менеджер

• Полное жизнеобеспечение офиса: заказ воды, кофе, канцелярии и прочих расходников для офиса
• Заказ расходных материалов для обеспечения производства: коробки, плёнки для упаковки, бумага для плоттера, простые инструменты, пластик для принтера и пр. , контроль остатков для бесперебойной работы отделов
• Общение с арендодателем, решение всех возникающих вопросов и ситуаций, связанных с арендой и использованием помещений
• Приём посетителей, помощь в подготовке встреч и совещаний
• Сбор и подготовка комплекта документов и согласий, необходимых для подачи заявок на грант или других заявок по поручению руководителя.
• Составление КП, типовых договоров и спецификаций, выставление счетов, УПД, оформление доверенностей, доверительных и информационных писем,
• Ведение бумажного и электронного документооборота
• Приём и распределение входящей корреспонденции, звонков и писем, отправка писем Почтой России.
• Организация доставок различными ТК, в том числе срочных и международных. Заказ пропусков, контроль готовности заказов и сроков отгрузки.
• Организация командировок (оформление билетов, информационная поддержка сотрудников, контроль своевременного выполнения задач)
• Прямое взаимодействие с руководством компании, бухгалтерией, со всеми отделами производства, выявление потребностей для обеспечения более продуктивной работы. Своевременное доведение поступающей информации до руководителя.
• Помощь в подготовке новых рабочих мест и адаптации сотрудников
• Ознакомление сотрудников с приказами под роспись, контроль выполнения.
• Ведение табеля, оформление постоянных пропусков для сотрудников, сбор необходимых кадровых документов, своевременное уведомление бухгалтерии об отпусках, отгулах и переработках сотрудников
• Административная поддержка сотрудников по всем вопросам
• Администрирование аккаунта на ХХ.ру, согласование кандидатов с руководителем, назначение собеседований
• Контроль уборки помещения и соблюдения сотрудниками порядка
• Работа с поставщиками и клиентами. Ведение некрупных клиентов, помощь с ведением крупных. Запрос и выставление счетов, контроль оплаты, своевременного производства и комплектности заказов, согласование отгрузок, организация доставок. Запрос необходимых документов по просьбе производства или бухгалтерии.
• Поиск подрядчиков для выполнения работ, связанных с функционированием офиса.
• Организация работы сотрудников на усилении (самозанятые), контроль выполнения задач, контроль оплат и своевременного предоставления необходимых документов
• Помощь руководителю в организации бесперебойной работы производства, ознакомление сотрудников с планом отгрузок, постановка задач в соответствии с планом, его корректировка и решение форс-мажорных ситуаций в отсутствие руководителя.
• Работа в СРМ
• Работа с рекламациями. Поиск подрядчиков по всем регионам РФ, информационная поддержка, полная удалённая организация их работы, отправка документов о выполнении работ, контроль оплат и возврата неисправного оборудования.

Требования:

• Опыт работы на должности офис-менеджера или схожих позициях
• Знание офисных программ и оборудования
• Умение работать в режиме многозадачности
• Инициативность

Условия:

• Полностью белая ЗП
• Оформление по ТК РФ
• График 5/2 в офисе, рабочий день с 9 до 18 (или с 10 до 19 по договорённости)
​​​​​​​