Export Documentation Specialist

Export Documentation Specialist

Location: Remote • Employment: Full‑time • Schedule: Monday–Friday, U.S. hours (Eastern Standard Time)

Compensation: from $1,100 - $2500/month depending on experience + monthly performance bonuses. Overtime available per policy.
Holidays: We follow the U.S. holiday calendar. Local public holidays are regular working days.

Role summary

Own the full export documentation flow for ocean shipments from the United States, ensuring every booking sails with compliant, on‑time, error‑free paperwork.

What you’ll do

• Handle full-cycle export documentation for ocean shipments from the USA.
• Prepare and verify export declarations, certificates of origin, and related documents in compliance with customer, carrier, and customs requirements.
• Communicate with internal departments, customs brokers, clients, and ocean carriers.
• Monitor bookings, shipment statuses, and documentation deadlines.
• Identify and correct documentation discrepancies when they occur.
• Maintain accurate records and follow company documentation procedures.
• Support improvements and contribute to process optimization within the team

What you bring

Must‑have

• 1–2 years in logistics/export documentation/customer support in an international environment.
• Solid attention to detail, fast learner, and fluent working English (B2+/Upper‑Intermediate or higher).
• Organized, reliable, comfortable handling multiple shipments and deadlines.
• Confident with MS Office/Excel, Outlook, and databases/TMS.
• Ability to work independently and stay focused during routine tasks.
• Stable high‑speed internet and a quiet workspace.

Nice‑to‑have

• Experience with CargoWise, Magaya, Descartes/INTTRA or similar TMS/portals.

What we offer

• Stable, long‑term role in an international logistics company.
• Competitive base pay + performance‑based monthly bonuses.
• Paid leave, vacation time, sick days, holidays, overtime
• Real expertise growth in U.S. export procedures and ocean freight.
• Supportive team, clear processes, and documented SOPs.
• Career growth for consistent top performers.
• This is not sales: no cold calls, no sales quotas. Salary is fixed, independent of shipment volume. Unlimited room for growth and improvement for motivated individuals.

Schedule and time zones

We operate on a U.S.-based schedule. Fixed shift aligned to Moscow time for clarity:

• Mar–Nov: 16:00–00:00 MSK
• Nov–Mar: 17:00–01:00 MSK
  Typical local times:
• Kyiv/Bucharest/Sofia/Riga/Vilnius/Tallinn: 16:00–00:00 year‑round
• Warsaw/Prague/Budapest/Belgrade: 15:00–23:00 year‑round
• Tbilisi: 17:00–01:00 (Mar–Nov), 18:00–02:00 (Nov–Mar)

Employment terms

This is regular full‑time employment, not freelancing or part‑time. Overtime and bonus opportunities are available per company policy.

Technical knowledge:

• Teamplayer
• MS Office
• Fluent English
• Multitasking
• Business Correspondence
• Excel

Специалист по экспортной документации

Местонахождение: удаленная работа

• Занятость: полная

• График: понедельник–пятница, по американскому времени (восточное стандартное время)

Вознаграждение: от 1100 до $2500 долларов в месяц в зависимости от опыта + ежемесячные премии за результативность. Возможны сверхурочные в соответствии с политикой компании.

Праздники: Мы следуем календарю праздников США. Местные государственные праздники являются обычными рабочими днями.

Краткое описание должности

Отвечайте за весь процесс оформления экспортной документации для морских перевозок из США, обеспечивая, чтобы каждое бронирование осуществлялось с соблюдением всех требований, в срок и без ошибок в документации.

Что вы будете делать:

• Осуществлять полный цикл оформления экспортной документации для морских перевозок из США.
• Подготовка и проверка экспортных деклараций, сертификатов происхождения и сопутствующих документов в соответствии с требованиями клиентов, перевозчиков и таможни.
• Общение с внутренними отделами, таможенными брокерами, клиентами и морскими перевозчиками.
• Контроль заказов, статусов отгрузок и сроков оформления документов.
• Выявлять и устранять несоответствия в документации по мере их возникновения.
• Вести точные записи и следовать процедурам документооборота компании.
• Поддерживать улучшения и способствовать оптимизации процессов в команде

Обязательные требования:

1–2 года опыта работы в сфере логистики/экспортной документации/поддержки клиентов в международной среде.
Внимательность к деталям, быстрое усвоение информации и свободное владение рабочим английским языком (B2+/Upper‑Intermediate или выше).
Организованность, надежность, умение комфортно работать с несколькими отправлениями и сроками.
Уверенное владение MS Office/Excel, Outlook и базами данных/TMS.
Способность работать самостоятельно и сохранять концентрацию при выполнении рутинных задач.
Стабильный высокоскоростной интернет и тихое рабочее место.

Желательно:

Опыт работы с CargoWise, Magaya, Descartes/INTTRA или аналогичными TMS/порталами.

Что мы предлагаем:

Стабильная, долгосрочная работа в международной логистической компании.
Конкурентоспособная базовая заработная плата + ежемесячные бонусы, основанные на результатах работы.
Оплачиваемый отпуск, отпускные дни, больничные дни, праздничные дни, сверхурочная работа
Реальный рост экспертизы в области экспортных процедур США и морских перевозок.
Поддерживающая команда, четкие процессы и документированные стандартные операционные процедуры.
Карьерный рост для стабильно высокоэффективных сотрудников.
Это не продажи: никаких холодных звонков, никаких квот по продажам. Заработная плата фиксированная, не зависит от объема перевозок. Неограниченные возможности для роста и совершенствования для мотивированных людей.

Расписание и часовые пояса:

Мы работаем по расписанию, ориентированному на США. Фиксированная смена, приведенная в соответствие с московским временем для ясности:

Март–ноябрь: 16:00–00:00 по МSК
Ноябрь–март: 17:00–01:00 по MSK

Типичное местное время:
Киев/Бухарест/София/Рига/Вильнюс/Таллин: 16:00–00:00 круглый год
Варшава/Прага/Будапешт/Белград: 15:00–23:00 круглый год
Тбилиси: 17:00–01:00 (март–ноябрь), 18:00–02:00 (ноябрь–март)

Условия трудоустройства:

Это постоянная работа на полную ставку, а не фриланс или неполный рабочий день. Возможность сверхурочной работы и получения бонусов в соответствии с политикой компании.