Специалист по документообороту и административной поддержке (делопроизводитель)

Мы - студия разработки из Сибири, с 10-летним опытом создания уникальных решений для бизнеса по всему миру. В нашем портфолио - топовые стартапы из Кремниевой долины (Shoreline, Pinecone) и лидеры рынка России, Европы и Азии (РУСАЛ, NGenix, Schibsted). Сейчас мы активно развиваемся в ИИ-направлении, разработали собственный голосовой ИИ-тренажер и сервис транскрибации видеовызовов Note2.

Мы ищем ответственного и организованного специалиста, который будет поддерживать чёткий порядок в документообороте и обеспечивать бесперебойную административную работу офиса.
Ты станешь важной частью команды — человеком, который помогает проектам двигаться без сбоев и создаёт комфортную рабочую среду.

Формат работы:
Мы предлагаем комфортный гибридный график — основная часть работы выполняется удалённо, при этом предполагается приезд в офис 1 раз в неделю.

Задачи:

• Документооборот и корреспонденция:
• Ежедневная работа в системе электронного документооборота (ЭДО): проверка входящих документов, подписание, сверка, Формирование и выставление счетов и актов.
• Подготовка авансовых отчётов.
• Подготовка и отправка исходящей корреспонденции (документы с описью вложения) почтой или курьерскими службами.
• Ежеквартальная архивация и систематизация документов (60, 62 счета).

Административная поддержка:

• Готовить документы для новых договоров и тендеров: собирать документы по списку, писать письма и справки.
• Организовывать редкие (примерно раз в квартал или полгода) встречи и стратегические сессии: подготовить помещение, флипчарт, маркеры, проверить оборудование.

Хозяйственные задачи:

• Поддержание порядка и чистоты в офисе (есть уборщица).
• Контроль наличия и заказ необходимых офисных принадлежностей, расходных материалов (вода, чай/кофе, печенье, канцтовары, хозтовары).

Наши ожидания от идеального кандидата:

• Внимательность, ответственность, аккуратность в работе с документами.
• Опыт работы с ЭДО и офисными программами (Word, Excel, PDF, почтовые сервисы).
• Организованность и умение самостоятельно выстраивать процессы.
• Желателен опыт работы в бухгалтерских и отчётных системах — например, Контур.Экстерн, 1С.

Мы предлагаем:
• Гибкий график и гибридный формат работы: в основном удалённо, с посещением офиса раз в неделю.
• Частичная занятость — 4 часа в день, мы готовы рассмотреть обучающихся последних курсов.
• Официальное трудоустройство в аккредитованной IT-компании.
• Возможность профессионального роста и развития — мы поощряем инициативу, даём возможность брать на себя больше задач и учиться новому.
• Работа в классной команде: у нас прозрачные процессы, адекватное руководство, дружный и молодой коллектив.
Корпоративные мероприятия и тимбилдинги.