Офис-менеджер (+тревел поддержка)

Организация и сопровождение командировок сотрудников

• Полный цикл организации командировок через внешних агентов-подрядчиков:

  Покупка авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц.

• Помощь с оформлением виз для сотрудников (при необходимости).

• Расчет и оформление суточных расходов для сотрудников.

• Оперативная связь с сотрудниками во время командировок для решения возникающих вопросов (перенос рейсов, изменения в проживании и т.д.).

• Обработка и заведение в учетную систему расходов сотрудников после завершения командировки.

• Контроль своевременности выплаты суточных средств сотрудникам и оплаты счетов от контрагентов.

Административно-хозяйственное обеспечение офиса

• Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности офиса (~30 человек):

Контроль за наличием канцелярских товаров, продуктов и воды.

Своевременное пополнение необходимых запасов.

• Организация отправки техники (ноутбуки, телефоны) сотрудникам.

• Отправка почты и корреспонденции, а также ее регулярный забор из почтового отделения.

• Помощь в организации корпоративных мероприятий.

Требования:

• Уровень английского языка -Upper-Intermediate (B2).
• Опыт административной работы.
• Навыки работы с офисными программами (Word, Excel).
• Базовое понимание процессов организации командировок.
• Стрессоустойчивость и умение работать в многозадачном режиме.
• Позитивный настрой).
• Отличные коммуникативные навыки.
• Способность быстро обучаться и адаптироваться.
• Ответственность и самостоятельность.

Условия:

• Гибкий график: Работа в гибридном формате с обязательным присутствием в современном и удобном офисе в Москва-Сити (Башня Федерация) не менее 3 дней в неделю.

• Перспективы роста: позиция рассматривается как стартовая с возможностью дальнейшего развития в направлении HR.