Помощник руководителя

Обязанности:

1. Управление складскими запасами рекламной продукции
• Учет и контроль: Ведение базы данных остатков рекламной продукции (брендированные сувениры, брошюры, буклеты и т.д.).
• Пополнение запасов: Своевременное формирование заявок на производство или закупку новой продукции, основанное на анализе остатков и планов маркетинговых активностей.
• Отчетность: Подготовка отчетов по движению продукции для руководителя.

2. Договорная работа
• Подготовка проектов: Составление первичных проектов договоров, соглашений, доп. соглашений на основе типовых форм и указаний руководителя.
• Согласование: Организация визирования договоров внутри компании (юридический отдел, финансовый отдел, ответственный исполнитель).
• Внешнее взаимодействие: Отправка договоров контрагентам, отслеживание их подписания и возврата.
• Контроль сроков: Ведение реестра договоров, отслеживание сроков их действия и исполнения (например, сроков оплат, поставок).
• Архивация: Обеспечение надлежащего хранения оригиналов договоров (электронных и бумажных).

3. Управление счетами на оплату
• Прием и проверка: Получение счетов от контрагентов и внутренних подразделений, проверка реквизитов и оснований для оплаты.
• Подготовка к оплате: Формирование пакета документов для оплаты (счет, договор, акт) и занесение данных в CRM Битрикс
• Согласование: Организация процедуры согласования платежей с руководителем и финансовой службой.
• Контроль платежей: Отслеживание прохождения платежей
• Подшивка документов: Формирование и архивация папок с закрывающими документами (акты, счета-фактуры, УПД).

4. Организация мероприятий
• Подготовка: Помощь в организации выставочных мероприятий
• Координация: Взаимодействие с поставщиками , подготовка раздаточных материалов.
• Администрирование: решение оперативных вопросов во время мероприятия.

5. Заказ канцтоваров и хозяйственных товаров
• Мониторинг потребностей: Сбор заявок от отделов, контроль остатков канцелярии и хозяйственных товаров для офиса.
• Закупка: передача заявки в АХО Компании.
• Приемка и распределение: Получение товара, проверка качества и количества, организация выдачи сотрудникам.

6. Ведение табелей учета рабочего времени
• Сбор информации: контроль заполнения табелей руководителями подразделений

7. Ведение отчетности руководителя
• Аналитическая поддержка: Подготовка простых аналитических справок по запросу руководителя (например, анализ расходов на рекламную продукцию за квартал).

• Коммуникабельность, умение работать в команде с дизайнерами, технологами и другими специалистами;

• Образование в области маркетинга или рекламы (желательно);

• Желание развиваться и следить за трендами в маркетинге и строительной отрасли.

• Работу в стабильной компании, лидере на рынке дверных технологий;

• Интересные амбициозные задачи, возможности для профессионального развития и карьерного роста;
• Обучение за счёт компании;
• Яркие корпоративные мероприятия;

• Спортивные и творческие мероприятия для детей сотрудников;

• Материальная помощь в качестве поддержки сотрудников в важных жизненных моментах;
• Пятидневная рабочая неделя, комфортный современный офис.

Отсутствие ответа в течение двух недель означает, что по данной вакансии уже был сделан выбор.