Секретарь учебной части

Секретарь учебной части исполняет следующие обязанности в рамках трудовых функций:

1. Ведет делопроизводство учебной части, в том числе и в электронном виде, согласно номенклатуре дел.

2. Регистрирует и согласует приказы по личному составу обучающихся колледжа (зачисление, отчисление, академический отпуск, перевод, восстановление, смена персональных данных, перевод с платного обучения на бесплатное, выпуск, выдача дубликатов дипломов, освобождение от учебных занятий, освобождение от физической культуры и т.д.) на основе типовых образцов и документов, необходимых для подготовки приказов.

3. Оформляет, ведет личные дела обучающихся колледжа в соответствии с локальным актом (прием по акту передачи из приемной комиссии, заполнение личных карточек по движению, формирование личных дел переводом из другого учебного заведения, смена персональных данных, оформление выписок из приказов по движению контингента, подготовка к сдаче в архив) и обеспечивает их сохранность.

4. Обеспечивает своевременное заполнение в автоматизированной информационной системе «Электронный колледж» информации о движении контингента, предусмотренной настоящей должностной инструкцией и/или приказами колледжа, в соответствии с инструктивными документами по эксплуатации информационной базы АИС «Электронный колледж».

5. Ведет алфавитную книгу обучающихся.

6. Ведет списки обучающихся по движению контингента.

7. Осуществляет своевременное заполнение бланков дипломов (дубликатов) о среднем профессиональном образовании, свидетельств о профессии рабочего, должности служащего и приложений к ним на основе предоставленных сводных ведомостей успеваемости по всем формам обучения. Ведет книгу выдачи дипломов (дубликатов), свидетельств о профессии рабочего, должности служащего.

8. Вносит информацию о выданных документах в Федеральный реестр документов об образовании.

9. Осуществляет получение и списание бланков строгой отчетности.

10. Ведет книгу выдачи аттестатов, отчисленных из колледжа обучающихся.

11. Регистрирует заявления и оформляет протоколы о переводе обучающихся с платного обучения на бесплатное.

12. Формирует на основе данных стипендиальной комиссии приказы на выплату академической стипендии.

13. Готовит данные по движению контингента для отчета СПО-1.

14. Осуществляет выдачу копий документов по запросам обучающихся.

• наличие медицинской книжки