Офис-менеджер с функциями тревел менеджера

• Всесторонняя поддержка сотрудников, отправляемых в командировки (не менее 40 командировок в месяц)
• Бронирование авиа/жд билетов, отелей, трансфера в любой точке мира.
• Работа во внутренних системах компании, ведение заявки с момента создания до момента возвращения сотрудника из командировки
• Страхование сотрудников, выезжающих за рубеж (страхование жизни, здоровья, страхование от похищения)
• Оформление виз и приглашений сотрудникам и гостям компании (бизнес визы,туристические визы): (Саудовская Аравия, Ирак, Иран, Кувейт, Оман, Шенген, США, Канада, Мексика и т.д)
• Оформление поездок для сотрудников на договорах ИП и ГПХ
• Работа с первичной бухгалтерской документацией.
• Взаимодействие с поставщиками тревел услуг (регулярный мониторинг рынка на предмет оптимизации затрат и улучшения процесса)
• Подбор и аренда долгосрочного жилья для командируемых сотрудников при помощи различных площадок, находящихся как в КЗ, так и за пределами
• Решение любых проблем, возникающих у сотрудника во время командировки
• Прием и перераспределение телефонных звонков (Выяснять потребности звонящих и посетителей, переадресация входящих и управление исходящими телефонными звонками, прием и отправка факсов, запись сообщений для сотрудников);
• Регистрация времени, целей обращений, а также данных о предпринятых действиях (информация для сотрудников, прием факсов);
• Прием, регистрация и распределение корреспонденции;
• Ведение делопроизводства; Оформление и ведение архива (таблички, папки и т.д.);
• Прием и оформление заявок от сотрудников на заказ пропусков, на обеспечение канцтоварами, продукты , расходные материалы и т.д.;
• Координация работы водителей;
• Заведение счетов в систему, отслеживание по оплате;
• Работа с региональными офисами.
• Поддержание чистоты и порядка в офисе
• Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.

• Опыт работы в тревел-поддержке, организации командировок под ключ не менее 3ех лет
• Обязателен опыт оформления деловых и туристических виз
• Опыт работы с групповыми выездами
• Внимательность, ответственность
• Умение быстро получать нужную информацию, работать с большим объемом информации
• Умение работать в режиме многозадочности, правильно расставлять приоритеты срочности
• Готовность к работе в режиме ненормированного рабочего дня
• Знание ПК на профессиональном уровне (Outlook, Word, Excel, системы электронного документооборота

Условия:

• Конкурентный уровень заработной платы по результатам собеседования в зависимости от опыта и квалификации кандидата;
• График работы 5/2 с 9:00ч.-18:00ч.

• Возможности для профессионального развития.