Офис-менеджер-архивариус

Общественное объединение "Общество Красного Полумесяца Республики Казахстан" - это самая крупная гуманитарная организация в Казахстане, входящая в состав Международного Движения Красного Креста и Красного Полумесяца. Мы ищем кандидата с развитой эмпатией, способного понимать и поддерживать нужды уязвимых групп населения. Работа в нашей команде - это возможность внести вклад в важные гуманитарные проекты, развиваться профессионально и работать в окружении единомышленников, ориентированных на помощь людям.

Обязанности:

• Административно-организационные функции:

• Обеспечивает эффективную организацию работы офиса: прием и распределение корреспонденции, телефонных звонков, ведение деловой переписки.
• Ведет учет и заказ канцелярских, хозяйственных и расходных материалов.
• Обеспечивает сотрудников необходимыми средствами оргтехники, материалами и бланками.
• Организует внутренние совещания, встречи, заседания, обеспечивает подготовку необходимых документов.

• Документационное обеспечение и архив:

• Организует систему хранения, учета и регистрации входящей, исходящей и внутренней документации.
• Ведет номенклатуру дел, обеспечивает формирование, систематизацию и сохранность документов в соответствии с установленными правилами делопроизводства и внутренними стандартами Общества.
• Принимает, регистрирует, подшивает, нумерует и размещает документы для архивного хранения.
• Составляет описи и акты уничтожения документов, контролирует сроки их хранения.
• Обеспечивает сохранность и конфиденциальность документов, содержащих персональные данные и служебную информацию.
• Осуществляет работу с внутренними запросами подразделений на архивные материалы.
• Поддерживает порядок и структуру архива, следит за приведением документации в соответствие с внутренними регламентами и требованиями законодательства.

• Взаимодействие с подразделениями и внешними партнерами:

• Координирует документооборот между департаментами и филиалами Общества.
• Принимает и передает документы по запросам сотрудников и руководства.
• Осуществляет взаимодействие с курьерскими службами, почтовыми и государственными органами по вопросам доставки и получения документов.
• Участвует в подготовке официальных мероприятий, встреч и гуманитарных акций.

• Среднее специальное или высшее образование (предпочтительно архивное, делопроизводство, документооборот);
• Опыт работы с архивом или в документообороте от 1 года;
• Владение казахским и русским языками обязательно;
• Уверенное владение ПК: Word, Excel, сканирование, работа с электронными базами, электронная почта;
• Внимательность к деталям, аккуратность, усидчивость;
• Умение работать в команде и соблюдать сроки.

• Официальное трудоустройство и стабильную заработную плату;
• Рабочий график 5/2, с 8:00 до 17:00 (два выходных — суббота и воскресенье)