Ассистент-делопроизводитель

Мы ищем Ассистента подразделения по управлению и эксплуатации недвижимостью.

Основные задачи:

Документооборот:

• Полный цикл работы с входящей и исходящей корреспонденцией (электронная почта).

• Подготовка и оформление деловой переписки (письма, запросы, ответы).

• Ведение договоров (СМР, эксплуатации, управления проектами), подготовка спецификаций, актов (в т.ч. КС-2, КС-3), исполнительной документации.

• Формирование и поддержание в идеальном порядке бумажного и электронного архивов. Быстрый поиск и предоставление документов.

Административная и организационная поддержка:

• Протоколирование совещаний и контроль выполнения поручений.

• Подготовка презентаций, отчетных и аналитических материалов.

Закупки и тендеры:

• Проведение тендеров по выбору подрядчиков для строительно-монтажных, инженерных и эксплуатационных работ.

• Первичная обработка заявок на закупку, заказ товаров, материалов и оборудования.

• Отчетность по закупочной деятельности.

Управление проектами и бюджетирование:

• Работа в системе управления проектами: контроль сроков, напоминания, аналитика просрочек, отчетность по задачам.

• Участие в составлении сводного бюджета по направлениям и контроль его исполнения (план/факт).

Отчетность:

• Формирование ежемесячных отчетов: по работе подразделения, ходе проектов, исполнении задач и бюджета.

Мы ожидаем от кандидата:

Профессиональные навыки и опыт:

• Опыт работы на аналогичной позиции от 3 лет.

• Опытный пользователь ПК: уверенное знание Word, Excel (сводные таблицы, графики), PowerPoint, Outlook.

• Опыт ведения договорной работы и исполнительной документации.

• Опыт организации и проведения тендеров, подбора подрядчиков и поставщиков.

• Навыки работы с бюджетами и подготовки отчетности.

• Знание английского языка будет преимуществом.

Личностные качества:

• Проактивность и разумная инициатива. Умение предвидеть потребности и предлагать улучшения.

• Исполнительность, многозадачность и стрессоустойчивость. Способность работать в режиме высокой загрузки, уделяя внимание деталям.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Коммуникабельность и умение выстраивать взаимодействие.

• «Чувство прекрасного» и сбалансированный уровень креативности.

• Ориентация на постоянное улучшение процессов и результатов своей работы.

Мы предлагаем:

• Интересную и многогранную роль с возможностью профессионального роста.

• Работу в динамичной среде на интересных проектах (включая объекты в Москве, Подмосковье, Сочи, Дубае).

• Самостоятельность и реальную возможность влиять на эффективность работы подразделение.

• Официальное оформление по ТК РФ.

• ДМС.

• Гибридный график работы с периодическими выездами на объекты.