Офис-менеджер

Обязанности:

• Основные обязанности: поддержание работы всех отделов и каждого сотрудника, снабжение сотрудников любой необходимой информацией для функционирования компании, снабжение каждого сотрудника офисным снабжением, организация и выполнение внутри офисных мероприятий компании, организация мероприятий под координацией любого отдела любого офисного сотрудника.
• Прием и перевод звонков.
• Прием гостей: координация приема гостей, снабжение гостей всем необходимым (wi-fi, организация подачи офисных напитков, офисными принадлежностями, канцелярией и тд), вызов такси, бронирование гостиниц, бронирование и закупка АВИА/ЖД/Автобусных билетов, любые закупки и поставки необходимые для пребывания гостей.
• Поддержка командировок офисных сотрудников: вызов такси, бронирование гостиниц, бронирование и закупка АВИА/ЖД/Автобусных билетов, любые закупки и поставки необходимые для командировок любых офисных сотрудников.
• Организация и выполнение внешней работы: организация сделок по транспортным перевозкам пассажиров, в том числе смены экипажа морских судов на проектах по заявкам от внешних клиентов, включая вызов такси, бронирование гостиниц, бронирование и закупка АВИА/ЖД/Автобусных билетов.
• Организация и выполнение внешней работы: организация сделок по снабжению и поставкам для внешних клиентов.
• Учет и закупки и распределение: канцелярии, хоз.средств, картриджей, печатной бумаги, чай/кофе/продукты, вода, офисной мебели, компьютерной периферии и др.офисных ТМЦ.
• Взаимодействие с персоналом по уборке офиса в отношении контроля и выдачи моющих средств и средств гигиены.
• Организация внешних мероприятий по взаимодействию с клиентами и подрядчиками в случае необходимости под координацией любого отдела любого офисного сотрудника.
• Прием, отправка, учет корреспонденции по почте и через офисного курьера.
• Учет SIM карт и управление подключениями и настройкой тарифов сотовой связи сотрудников.
• Ведение базы договоров и документов контрагентов.
• Ведение входящей/исходящей почты, корреспонденции, писем, переписки, акты приемопередачи корреспонденции.
• Закупки, учет и выдача канцелярии, средств гигиены, распределение и учет продуктов.
• Координирование работы курьеров компании.
• Функции помощника генерального и зам.генерального директора.
• Контроль и выполнение своевременных оплат за все средства связи во всей компании: сотовая связь, телефонная связь, интернет.

Требования:

• Умение работать в команде
• Минимальные знания в английском

Условия:

• Испытательный срок
• Перспектива в получении трудовых навыков