Офис-менеджер

Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя Товарищества.

Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание, передавать и принимать информацию по приёмно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний. Осуществлять контроль за исполнением работниками Товарищества изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя Товарищества, взятых на контроль. Вести контрольно-регистрационную картотеку входящих и исходящих документов, писем, учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, компьютерные банки данных, систематизировать и хранить документы текущего архива. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.