Бизнес-ассистент

Вакансия: Бизнес-ассистент руководителя

Миссия: быть глазами и руками Карена — держать систему в порядке, следить за цифрами, документами и подрядчиками, вовремя закрывать бытовые и организационные вопросы, а также предлагать идеи для роста бизнеса.
Это не «секретарь», а мини-операционный директор для бизнеса и личных дел.

Задачи

1. Бухгалтерия и финансы

• Выставление счетов и формирование закрывающих документов

• Подготовка и оформление договоров для юр. лиц (по запросу)

• Работа с ЭДО и бумажными документами

• Организация и выдача зарплаты

• Учёт и систематизация архива документов

• Проведение оплат по р/с (по платёжкам)

2. Работа с подрядчиками

• Типография: бренд-пакеты, фирменная одежда, картриджи

• Мастера по б/у устройствам: балансы, расчёты

• Технические подрядчики (сантехник, кондиционерщик, газовщик и др.)

• Контроль и оплата услуг (ковры, интернет, клининг)

• Закупка хозтоваров и канцелярии (от батареек и лампочек до подарков к праздникам)

  • Через Ozon, Wildberries, Офисмаг

  • Сравнение цен, поиск выгодных решений

3. Взаимодействие с сервисами и мастерами

• Первичная диагностика техники

• Прошивки и обновления ПО

• Передача в АСЦ: выбор исполнителя, контакт с мастером и покупателем, организация оплаты

• Тестирование после ремонта

4. Юридические вопросы (совместно с юристами)

• Подготовка и доработка актов (приём/выдача техники)

• Формирование ответов на претензии

• Контроль договоров и документооборота

5. Коммуникация с брокерами

• Получение вознаграждений для сотрудников

• Контроль движения денежных средств

6. Взаимодействие с арендодателями

• Передача показаний счётчиков и оплат

• Контроль своевременной оплаты

7. Балансы и отчётность

• Оплаты, с контрагентами, отчетность в конце дня

• Сбор «карточки»: остатки на счетах, сверка с контрагентами

8. Личные поручения от Карена

• Оперативные бытовые и организационные задачи

• Поддержка в личных делах (поездки, встречи, заказы)

9. Инициативность

• Предложения по оптимизации расходов и процессов

• Идеи для повышения эффективности и выручки

• Активный поиск решений без ожидания прямого поручения

Что важно в тебе

• Суперорганизованность и системность

• Честность и открытость

• Эмпатия — это про то, чтобы помогать мне оставаться в ресурсе и держать команду в тонусе

• Высокая скорость работы и умение разложить хаос по полочкам

• Лояльность: всегда на стороне руководителя

• Гибкость: одинаково легко работаешь с документами, подрядчиками и людьми

• Дисциплина и внимательность к деталям

• Инициативность: видишь задачу — предлагаешь решение

Условия

• Зарплата: 60 000 – 80 000 ₽ (старт зависит от опыта и скорости вхождения)

• Формат: в основном офис в центре города, иногда удалённо

• График: адекватный, но задачи могут прилетать вечером (мы договариваемся заранее)

• Техника Apple и не только по себестоимости для тебя и твоей семьи

• Перспектива: рост до управления проектами через 6–12 месяцев

Как откликнуться

Напиши пару строк о себе и укажи свой опыт.
Чтобы я понял, что ты дочитал вакансию до конца — начни сообщение с фразы:
«Я умею работать в хаосе».