Помощник/ассистент руководителя

Организация поездок и путешествий

1. Планирование поездок:

• Предварительное исследование направлений (отели, рестораны, культурные мероприятия, детские активности, шопинг и др.).

• Подготовка кратких аналитических подборок с вариантами для выбора.

• Координация маршрута: подбор оптимальных перелётов, трансферов, отелей и развлечений.

2. Бронирование и координация:

• Бронирование авиабилетов (включая стыковки, выбор мест, оформление багажа, спецуслуги).

• Бронирование отелей, включая:

• подбор категорий номеров,

• переговоры по апгрейдам, поздним выездам, связным номерам,

• оформление особых пожеланий для семьи (детские кровати, диетические предпочтения и т.д.).

• Заказ трансферов и автомобилей (в том числе VIP и luxury сегмента).

• Взаимодействие с консьерж-службами и агентствами по бронированию уникальных мероприятий, туров и билетов.

3. Досуг и рестораны:

• Бронирование ресторанов и столиков, особенно в заведениях с высокой востребованностью.

• Организация экскурсий, культурных мероприятий, частных туров, развлекательных активностей.

• Взаимодействие с местными гидами, агентствами, резервационными службами.

4. Документы и отчётность:

• Ведение электронного архива всех подтверждений бронирований и билетов.

• Проверка правильности данных в билетах, визах, страховках.

• Составление итоговых планов поездок (day-by-day itinerary).

B. Административная и бытовая поддержка

1. Финансовые и организационные задачи:

• Контроль оплат по бронированиям и счетам (в том числе банковские переводы, контроль возвратов).

• Ведение базовой отчётности по расходам, связанным с поездками.

• Поиск и взаимодействие с подрядчиками (сервисные компании, домработницы, репетиторы, ремонтники и др.).

2. Взаимодействие с агентствами и внешними сервисами:

• Коммуникация с туристическими и визовыми агентствами.

• Ведение деловой переписки с отелями, ресторанами и представителями брендов.

• Взаимодействие с курьерскими и логистическими службами.

3. Снятие бытовой рутины:

• Организация регулярных и разовых покупок (включая онлайн-заказы).

• Бронирование бытовых услуг (уборка, химчистка, ремонт техники).

• Контроль за своевременным выполнением задач другими сотрудниками и сервисами.

• Помощь в семейных делах: поздравления, подарки, подготовка мероприятий.

C. Коммуникации и контроль информации

1. Ведение телефонных и e-mail переговоров от имени Работодателя.

2. Составление писем, запросов и сообщений на русском и английском языке.

3. Систематизация информации:

• создание чек-листов,

• контроль дедлайнов,

• напоминания о важных датах и событиях.

4. Своевременное информирование Работодателя о всех изменениях и подтверждениях.

Требования к кандидату

1. Высшее образование или опыт работы в сфере туризма, гостеприимства, event- или travel-менеджмента — приветствуется.

2. Свободный английский язык (устный и письменный), русский язык — на уровне грамотной деловой переписки.

3. Опыт взаимодействия с luxury-сегментом (отели, рестораны, консьержи) — будет преимуществом.

4. Навыки работы с современными цифровыми инструментами (Excel, Google Docs, приложения для бронирований, карты).

5. Высокая стрессоустойчивость, гибкость, умение сохранять конфиденциальность.

График и формат работы

• Формат: удалённая работа + выезды по необходимости.

• График: гибкий, с готовностью отвечать на срочные запросы.

• Возможность командировок при необходимости.