Секретарь-референт

Обязанности

• прием информации для руководства Филиала от работников структурных подразделений;
• работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;
• информирование сотрудников по поручению руководства Филиала;
• информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
• предупреждение руководителя о приближении времени намеченных мероприятий;
• формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций;
• согласование с руководителем временных планов;
• согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий;
• работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководством Филиала (оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания);
• контроль правильности оформления и полноты визирования документов, подаваемых на подпись руководству Филиала;
• прием и передачу информации по переговорным устройствам;
• своевременную отправку срочных электронных писем от руководства Филиала;
• сортировку входящей и исходящей корреспонденции на подпись руководству;
• методическую помощь работникам по вопросам ведения делопроизводства;
• контроль над исполнением работниками указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;
• координация деятельности по исполнению решений руководителя;
• ведение срокового текущего и предупредительного контроля;
• проверку исполнения поручений руководителя в установленный срок;
• предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя;
• контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);
• регистрацию входящей корреспонденции, поступающей по средствам Системы электронного документооборота (далее - СЭД);
• ведение табельного учета рабочего времени (при закреплении ответственности приказом Филиала).
• рассматривать документы по поручению руководителя в СЭД, отправлять документы на доработку или дополнительное согласование, рассматривать и принимать отчеты об исполнении документов, подписывать документы ЭП руководителя в случае необходимости.
• составлять по поручению руководства Филиала письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

Организовывать:

• проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информацию и доведение до его сведения ее содержание;
• своевременную передачу документов на рассмотрение руководству Филиала;

Требования:

• стаж работы по профилю не менее 2 лет;
• высшее ( без предъявления требований к стажу), среднее профессиональное (стаж работы по специальности не менее 2 лет);
• методические, нормативные и другие руководящие материалы по документальному обеспечению;
• основы организации делопроизводства;
• приемы и методы обработки корреспонденции;
• правила почтовой отправки документации;
• единую государственную систему документального обеспечения;
• систему организации контроля исполнения документов;
• основы трудового законодательства РФ

Условия:

• Трудоустройство в соответствии с нормами ТК РФ;
• Достойный уровень заработной платы (ежемесячное премирование и по итогам года, доплаты к отпускам, к профессиональному празднику и к юбилейным датам);
• Предоставление всех видов отпусков в соответствии с ТК РФ и Коллективным договором;
• Программа добровольного медицинского страхования;
• Корпоративная система спортивно-оздоровительных мероприятий, частичная компенсация за фитнес;
• Программа санаторно-курортного лечения;
• Организация детского оздоровительного отдыха для детей работников;
• Корпоративное обучение.