Личный ассистент руководителя

Руководителю архитектурного бюро требуется личный ассистент. Работа в творческой атмосфере, с интересными задачами, динамичная, разнообразная и вдохновляющая

1. Профессиональные и рабочие задачи (связанные непосредственно с архитектурой)

• Работа с визуальным контентом: Не просто делать фото, а курировать визуальную ленту бюро.

  • Съемка процессов, макетов, готовых объектов, рабочих моментов в студии.

  • Базовая обработка фото (Lightroom, Photoshop) и монтаж коротких видео (Reels, TikTok).

  • Подготовка визуальных материалов для статей, презентаций и портфолио.

• Research и анализ:

  • Поиск и анализ конкурентов: Что делают другие бюро, какие проекты публикуют.

  • Поиск материалов, технологий, поставщиков: Актуальные тренды в фасадах, интерьерах, sustainable-архитектуре.

  • Подбор референсов под конкретный проект по запросу руководителя.

• Подготовка и работа с документами:

  • Ведение базы контактов: не просто записать номер, а вести CRM (или ее простой аналог) с пометками "когда связались", "о чем договорились", "когда перезвонить".

  • Набор и форматирование текстов: договоров, писем, статей для блога (под диктовку или по черновику).

  • Подготовка и систематизация презентаций.

• Поддержка в организации рабочего процесса:

• Организация внутренних встреч и летучек (с командой бюро).

  • Напоминание команде о дедлайнах от имени руководителя.

2. Личные задачи и оптимизация жизни

• Бронирование и организация поездок

• Составление детального интерактивного плана поездки (с вписанными встречами, адресами, контактами, ссылками на брони).

• Бытовые и семейные задачи:

  • Взаимодействие с домашним персоналом: передача задач няне, домработнице

  • Отдельные задачи по организации мероприятий

  • Заказ продуктов/готовой еды на дом и в офис.

• Здоровье и самочувствие:

  • Запись к врачам (стоматолог, терапевт и т.д.) для руководителя и членов его семьи

3. Коммуникация и репутация

• Ведение базы контактов для нетворкинга: Отдельная база данных важных людей (заказчики, партнеры, журналисты) с пометками об их интересах, днях рождения, детях. Это ключевая задача для персонального ассистента.

• Подготовка персональных поздравлений: Не просто написать "С Днем рождения", а найти индивидуальный подход – узнать о хобби человека, подобрать уникальный подарок, написать персональное письмо от руки.

• Мониторинг упоминаний: Отслеживать, где и как упоминают бюро и самого руководителя (в соцсетях, прессе).

Ключевые навыки и качества, которые будут критически важны:

Высокий уровень ответственности и конфиденциальности.

Проактивность. Умение предугадывать потребности ("Шеф, через неделю у вашей дочки день рождения, нужно ли забронировать стол?"), а не просто ждать указаний.

Внимание к деталям. В архитектуре мелочи решают все. Опечатка в письме заказчику или ошибка в дате выставки недопустимы.

Грамотность и умение структурировать информацию.

Креативность и насмотренность. Чтобы делать качественный контент для архитектурного бюро, нужно самому разбираться в визуальной эстетике.

Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности. Руководитель может давать задачи вразнобой, нужно удерживать их все в голове (или в надежной системе планирования).

Навыки тайм-менеджмента. Не только своего, но и управления временем руководителя.