Офис-менеджер

Информационная группа «Кросс-Медиа» и ООО «Медиа.С-Пб» - петербургский холдинг, работающий по двум направлениям: пиар (коммуникационное агентство полного цикла) и издание СМИ.

В свою команду мы ищем офис-менеджера.

Обязанности:

- ведение документооборота: входящая/исходящая и внутренняя корреспонденция, журналы регистрации документов, отправки писем. Подготовка документов по шаблону или инструкции, взаимодействие с архивом компании, с нотариусами, бюро переводов, государственными структурами по подготовке, обработке, приему и выдаче документов.

- прием и распределение входящих звонков, прием посетителей и контроль доступа в офис.

- организация онлайн - и оффлайн-встреч: расписание, оповещение, раздаточные материалы, организация зума либо подбор оффлайн-площадки, чай-кофе в случае оффлайна.

- трэвел-поддержка генерального директора: поиск информации в профильных сервисах, подбор вариантов маршрутов и проживания, поиск официальной и открытой информации по смежным вопросам (необходимые документы, визы, локации для встреч и т.п.). Бронирование гостиниц, заказ такси, билетов, пропусков и проч.;

- первичный поиск информации в интернете, структурирование и базовая обработка данных из онлайн-источников или от подразделений и клиентов согласно шаблону или инструкции;

- выполнение служебных поручений руководства;

- выполнение личных поручений генерального директора, не требующих специальной дополнительной квалификации;

- организация работы курьера компании;

- координация работы со штатом: ведение списков сотрудников, списков контактных данных, графиков отпусков, поздравление с днем рождения, оповещение о новостях компании и проч.

- контроль и организация оплаты и работоспособности онлайн-сервисов для обеспечения деятельности компании (софт, подписки и т.п.), контроль работоспособности основной бытовой и оргтехники в офисе.

- хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса и уюта в нем: организация работы клининговых служб, переработки мусора, заказ канцелярии, воды и т.д., контроль остатков закупок, при необходимости поиск поставщиков и подрядчиков и проч.

- участие в организации корпоративных мероприятий, подборе и изготовлении сувенирной продукции, подарков и т.п.

Требования:

высшее образование (или обучение в вузе в данный момент);

административные и организаторские навыки;

знание основ тайм-менеджмента, умение расставлять приоритеты;

хороший русский язык, грамотность;

знание английского или любого другого иностранного языка приветствуется;

ответственное отношение к работе;

внимание к деталям.

Условия:

Заработная плата на испытательный срок – 48 000 руб. на руки, далее 53 000 руб.

Рабочий день 10.00-19.00, перерыв на обед – 1 час.

Офис в 15 минутах пешком от ст.м. Василеостровская и в 10 минутах пешком от ст.м. Горный институт

​​​​​