Специалист службы офиса

Привет!
Мы — маркетинговое агентство Drivers для девелоперов, берем на себя функцию отдела маркетинга на аутсорсе: с формирования бренда объекта до рекламного и медиа сопровождения. У нас десятилетний опыт в девелопменте, работали с СКМ, Атом, Первостроитель, ЛСР

Мы ищем специалиста службы офиса — администратора, который будет менеджерить комфорт в нашем офисе, отвечать за документы и график первого лица компании.

Чем предстоит заниматься

1. Организация жизнедеятельности офиса:

• Заказ и контроль расходных материалов

• Взаимодействие с поставщиками: поиск, выбор и заключение договоров с поставщиками услуг (уборка, интернет, охрана, мобильная связь и т.д.).

• Поддержание исправности офисной техники

• Организация переездов и перемещений внутри офиса: планирование и координация переездов, расстановка мебели, подключение техники.

2. Документооборот и корреспонденция:

• Прием и распределение входящей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции

• Ведение деловой переписки: составление писем, запросов и др. Ведение архива документов

• Регистрация и учет входящей и исходящей документации.

Создание счетов и закрывающих документов (акты, отчеты агента, счета-фактуры), ведение реестра документов

Ведение кадрового документооборота (трудовые договоры, соглашения о неразглашении)

3. Поддержка сотрудников:

• Организация командировок: бронирование билетов, отелей, оформление виз (при необходимости).

• Организация встреч и мероприятий: День рождения компании, гендерные, Новый год, день рекламщика, дни рождения сотрудников (заказ сертификатов и букетов)

• Взаимодействие с курьерскими службами для доставки документации и грузов.

А также размещение вакансий на сервисах объявлений, отбор резюме, назначение собеседований

5. Личные поручения генерального директора (контроль и сведение графика, организация поездок, выполнение других поручений первого лица компании)

Наши ожидания

• Внимательность к деталям и аккуратность, отличные организаторские способности.

• Ответственность и исполнительность.

• Умение работать в режиме многозадачности.

• Знание офисных программ (Microsoft Office, Google Docs и т.д.).

• Грамотная устная и письменная речь.

Условия

• 5/2, с 9 до 18 или с 10 до 19

• Ежегодный отпуск 28 календарных дней

• Офис в центре города – Ленина, 50 Д (Свердловская киностудия)

• Ежегодное обучение за счет компании