Специалист с функцией секретаря-помощника руководителя

О компании:

Мы — Норильский филиал Всероссийского геологического научно-исследовательского института им А.П. Карпинского (Спб). Наша команда из 19 человек решает уникальные задачи в области геологии и геофизики: от полевых исследований (магниторазведка, электроразведка, геохимия) до разработки собственного программного обеспечения и приборов. Мы сочетаем фундаментальную науку с современными производственными подходами и работаем в формате гибридной команды (удаленно и в офисе). Наши ценности — вовлеченность, честность, уважение и дух командной работы.

Чем предстоит заниматься:

Ваша главная задача — стать правой рукой руководителя и «центром управления полетами» филиала, взяв на себя не только документооборот, но и реальную аналитику и оптимизацию процессов.

• Аналитика и оптимизация (35% времени): Формализация производственных процессов (составление схем, регламентов, инструкций). Сбор и систематизация информации для новых проектов.
• Документооборот (20%): Подготовка приказов, служебных записок, протоколов и иной организационно-распорядительной документации.
• Коммуникация (20%): Организационное взаимодействие с головным офисом в Санкт-Петербурге (бухгалтерия, ОК, руководство) для решения текущих и стратегических задач. Ответы на входящие запросы.
• Подготовка материалов (15%): Создание презентаций, аналитических справок и отчетов для руководства.
• Работа с проектами (10%): Помощь в запуске новых направлений: от поиска контактов потенциальных клиентов до подготовки коммерческих предложений.

Примеры ваших будущих задач:

• «Подготовить презентацию о наших услугах для потенциальных клиентов в золотодобывающей отрасли, изучить наши выполненные проекты, выделить главное, найти контакты ответственных лиц (через интернет или по телефону), организовать рассылку, проконтролировать получение, получить обратную связь ».
• «Создать на сервере компании комплексную систему папок и шаблонов для упрощения процесса onboarding и offboarding полевых сотрудников. Разработать блок-схемы в граф.редакторе для визуализации алгоритма.».
• Осуществить закупку нового оборудования. Выяснить оптимальные ТТХ оборудования. Изучить алгоритм закупочного процесса, принятого в институте. Подготовить документы, служебные записки, собрать информацию по поставщикам, провести предварительные переговоры с поставщиками. Отправить документы на согласование с ТОП-менеджерами института. Контролировать перемещение заявки на закупку через структуры института звонками, мониторить состояние закупки/поставки. Получить закрывающие документы, подготовить отправку документов почтой в бухгалтерию Спб.
• «Уточнить и формализовать процесс списания особо ценного имущества: от выяснения методики в структурах головного института, сбора и подготовки документов, изучения юридических вопросов, подготовка процедуры согласования с Роснедрами».

Мы ищем кандидата, который:

• Имеет высшее образование (желательно техническое или в области документоведения/менеджмента).
• Обладает опытом работы от 1-2 лет на схожей позиции (помощник руководителя, офис-менеджер с расширенными функциями, специалист по организационному развитию).
• Мыслит системно и аналитически: способен не просто выполнить поручение, а понять его суть, предложить оптимальный алгоритм решения и внедрить его.
• Коммуникабелен, грамотен и вежлив в общении (устном и письменном).
• Уверенно владеет MS Office (Word, Excel, PowerPoint — на высоком уровне; Draw.io Visio Photoshop или аналог — будет большим плюсом).
• Имеет опыт работы с CRM-системами или таск-менеджерами (например, Bitrix24, Jira, Kaiten, yougile). Знание 1С — преимущество.
• Стрессоустойчив и готов работать в условиях многозадачности, где важные стратегические проекты сочетаются с оперативными «пожарами».
• Разделяет наши ценности (уважение к коллегам, постоянное развитие, работать на результат а не на время) и хочет развиваться вместе с нами.
• Умеет пользовать нейросетями для решения рутинных задач.

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство и стабильную зарплату 100 000 руб. на руки.
• Ежеквартальные премии по результатам выполнения ключевых проектов.
• Полный социальный пакет (+оплата проезда к месту отпуска раз в 2 года для вас и ваших детей).
• Реальные возможности для роста: мы заинтересованы в развитии сотрудников. Для вас открыта перспектива перехода в проектную деятельность и становления менеджером проектов с ростом заработной платы, а также возможность перевода в головной офис в Санкт-Петербурге.
• Интересные и разнообразные задачи без рутины. Ваша работа будет иметь реальное значение для развития филиала.
• График работы: пн-чт с 8:30 до 17:00, пт — сокращенный день.

Как откликнуться:

Напишите нам краткое письмо, в котором ответьте на два вопроса:

Какой из примеров наших задач (см. выше) показался вам наиболее интересным и почему?

Если бы у вас были неограниченные ресурсы (время, деньги), то чем бы вы занимались в жизни

Если бы у вас была возможность что-то сказать, при этом это сообщение услышал каждый человек на планете и понял его, то что бы вы сказали?

Ждем ваше резюме!