Делопроизводитель/офис-менеджер

ООО «Рапида» — специализируется на комплексном проектировании и реставрации объектов культурного наследия. Мы стремимся к высокому качеству работы и созданию комфортных условий для наших сотрудников. В связи с расширением штата мы ищем ответственного и организованного офис-менеджера с функцией делопроизводства, который сможет обеспечить поддержку бизнес-процессов компании и эффективное ведение документооборота.

Обязанности:

• Подготовка отчетности и контроль исполнения поручений руководства;
• Обеспечение соблюдения нормативных требований к оформлению документов;
• Ведение журнала движения документов;
• Ведение архива и своевременная актуализация данных;

• Ведение реестров электронного документооборота (сканирование и размещение документов в облачном ресурсе);

• Ведение журнала учета рабочего времени;

• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией: регистрация и архивирование корpеcпoндeнции, отправка электронных писем, организация почтовых и курьерских рассылок;

• Контроль и исполнение задач в СРМ программе;

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль наличия, а также заказ канцелярии и воды, организация бесперебойной работы техники (заправка картриджей, ремонт и настройка оргтехники и др. офисной техники), обеспечение порядка и чистоты в офисе;

• Контроль мероприятий (форумы, курсы, круглые столы, конкурсы) и организация участия в них;

• Участие в организации корпоративных мероприятий, поздравлений сотрудников и подготовке подарков;

• Встреча посетителей компании (телефонные звонки, поддержание позитивного настроя, оперативная помощь в предоставлении информации для ведения переговоров);

• Работа с оргтехникой;

• Выполнение поручений руководства;

• Взаимодействие с сотрудниками компании, контрагентами и государственными органами;

Требования:

• Высшее профессиональное образование;
• Опыт работы в должности от 3 лет;
• Уверенный пользователь ПК (MS Office, Excel, СЭД);
• Опыт работы в СРМ программах;
• Опыт работы с облачных сервисах;
• Внимательность, организованность, способность работать с большим объемом информации;
• Опыт работы с системами электронного документооборота;
• Навыки работы с оргтехникой и сканерами;

Условия:

• Оформление по ТК РФ
• График работы 5/2
• Полный рабочий день с 9:00-18:00
• Работа на территории работодателя
• Испытательный срок 2 месяца
• Возможность профессионального развития внутри компании