Администратор ресторана

Обязанности администратора банкетного зала

1. Приём и консультирование клиентов

Принятие входящих звонков и заявок.

Проведение презентаций зала: показы, демонстрация оборудования, рассказ о меню и дополнительных услугах.

Консультирование по возможным пакетам обслуживания, расстановке мебели, техническому оснащению.

2. Заключение договоров и оформление документов

Подготовка и согласование коммерческого предложения.

Составление и подписание договоров с клиентами, внесение в CRM.

Контроль предоплаты, выставление счетов и актов выполненных работ.

3. Калькуляция и бюджетирование мероприятий

Расчёт стоимости банкета с учётом меню, аренды оборудования, услуг персонала.

Составление сметы, контроль её исполнения и возможных доплат.

4. Планирование и координация работы персонала

Составление графика официантов, барменов, техничек и вспомогательного персонала.

Проведение инструктажей перед каждым мероприятием (этикет, стандарты сервиса, безопасность).

Распределение обязанностей в день банкета, контроль соблюдения норм обслуживания.

5. Взаимодействие с кухней и поставщиками

Согласование меню с шеф-поваром и кухонным персоналом.

Организация доставки и размещения продуктов, расходных материалов и украшений.

Контроль качества и своевременности поставок.

6. Подготовка зала и техническое сопровождение

Проверка исправности света, звука, мультимедийного оборудования, микрофонов.

Контроль температурного режима, вентиляции и порядка в помещениях.

Организация расстановки мебели и декоративного оформления согласно задачам.

7. Встреча и сопровождение гостей

Координация размещения гостей, помощь с гардеробом.

Взаимодействие с ведущим, музыкантами, фотографами, декораторами.

Решение оперативных вопросов и разрешение конфликтных ситуаций.

8. Контроль качества обслуживания

Мониторинг скорости подачи блюд, удовлетворённости гостей, соблюдения стандартов.

Получение и анализ отзывов клиентов после мероприятия.

9. Инвентаризация и учёт имущества

Учёт скатертей, посуды, стекла, столовых приборов и декора.

Своевременный заказ или ремонт отсутствующих/повреждённых позиций.

10. Кассовая дисциплина и отчётность

Приём наличных и безналичных платежей, оформление чеков.

Подготовка ежедневного отчёта о выручке и расходах, передача в бухгалтерию.

11. Управление рисками и безопасность

Обеспечение пожарной безопасности, знание плана эвакуации.

Контроль соблюдения санитарных норм и требований Роспотребнадзора.

12. Маркетинг и развитие

Сбор базы постоянных клиентов, организация рассылок и специальных предложений.

Участие в фотосессиях и съёмках для продвижения зала в социальных сетях.

Анализ конкурентного окружения и предложений на рынке.

13. Обратная связь и улучшение процессов

Проведение послепроцессных встреч с ключевыми сотрудниками для выявления «узких мест».

Внедрение корректировок в регламенты и стандарты обслуживания.

14. Административные задачи

Ведение служебной переписки, отчётность перед руководством.

Организация закупок канцтоваров и хозяйственных принадлежностей для персонала.

15. Личный профессиональный рост

Обучение сотрудников этикету, стандартам сервиса, новым IT-решениям (CRM, онлайн-заказы).

Самообучение и повышение квалификации (семинары, тренинги, отраслевые конференции).