Секретарь-делопроизводитель

Обязанности:

Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя.

Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.

Принимать поступающую корреспонденцию, передавать ее конкретным работникам организации для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, повестке дня заседания или совещания), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

Печатать по указанию руководителя различные служебные материалы или вводить текущую информацию в банк данных.

Вести контрольно-регистрационную картотеку.

Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем, конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

Следить за сроками выполнения работниками поручений руководителя, взятых на контроль.

Принимать документы на подпись руководителю.

Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Выполнять отдельные служебные поручения руководителя.

Требования:

Организованность и пунктуальность в работе, умение правильно расставлять приоритеты и контролировать выполнение задач. Дисциплинированность и последовательность в работе, умение соблюдать временные рамки и выполнить задачи в установленный срок. Умение быстро находить информацию и активно использовать её в своей работе.

Ответственность и аккуратность в работе с документами, правильное заполнение бланков, умение обеспечить сохранность конфиденциальной информации. Доверительность и умение сохранять коммерческую и служебную тайну.

Грамотность и умение правильно оформлять тексты и документы, строгое следование правилам русского языка.

Умение работать в команде, готовность к сотрудничеству с коллегами, помощь и поддержка в рабочих вопросах. Стрессоустойчивость и умение сохранять спокойствие в сложных ситуациях, готовность решать нестандартные задачи. Тактичность и дипломатичность в работе с людьми, особенно в конфликтных ситуациях.

Дружелюбность и эмоциональная уравновешенность, умение находить общий язык с посетителями и коллегами. Знание делового и служебного этикета. Опрятный внешний вид. Коммуникабельность и профессионализм в общении, умение работать по телефону и электронной почте.

Условия:

Официальное трудоустройство со всеми социальными гарантиями.

Комфортные условия труда.

Дружелюбный коллектив.