Административный помощник / Administrative Assistant

Обязанности:

1. Планирование и сопровождение рабочего дня руководителя:

• Ведение календаря встреч, совещаний, визитов, звонков и иных мероприятий.

• Подготовка и организация внутренних и внешних встреч (включая сбор материалов, бронирование переговорных комнат, оформление пропусков, встреча гостей).

• Организация и техническая поддержка видео- и конференц-связи.

• Ведение протоколов, деловой переписки и документации по итогам встреч.

• Устный и письменный перевод (русский / английский / китайский), включая техническую и деловую документацию.

• 2. Поддержка внешней деловой активности:

• Заказ транспорта, организация логистики внешних встреч и поездок.

• Подготовка пропусков, бронирование помещений, запись на личный приём.

• 3. Организация командировок:

• Сбор и оформление заявок на командировки, взаимодействие с корпоративными службами.

• Оперативное решение внештатных ситуаций (задержки рейсов и пр.).

• Оформление отчетной документации.

• 4. Поддержка HR-процессов:

• Оформление заявок на подбор персонала.

• Подготовка рабочих мест, сопровождение заявок на обучение и командировки.

• Оформление отпусков, табеля рабочего времени, взаимодействие с банками и кадровыми службами.

• 5. Документооборот и информационная поддержка:

• Ведение входящей/исходящей корреспонденции, регистрация и учет документов.

• Подготовка писем, аналитических и справочных отчетов.

• Подготовка презентаций и официальных материалов на трех языках (русский, английский, китайский).

• Контроль исполнения распоряжений руководителя и сроков проектов.

• Поддержка сотрудников в подготовке авансовых отчетов.

• 6. Обеспечение рабочего места:

• Организация снабжения руководителя техникой, мебелью и канцелярией.

• 7. Прочее:

• Оперативная поддержка подразделения в организационных вопросах

Требования:

• Высшее образование (предпочтительно гуманитарное, лингвистическое, управленческое).

• Опыт работы на аналогичной позиции от 2 лет.

• Владение русским, английский – уровень свободного владения (обязательно).

• Отличные навыки планирования, тайм-менеджмента, коммуникации и делопроизводства.

• Уверенное владение MS Office, Outlook, 1С, средствами онлайн-коммуникации (Zoom, Teams и др.).

• Опыт работы с документооборотом (техническим).

• Высокая организованность, ответственность и внимательность к деталям.

Условия:

• Вахтовый формат работы 42/42, локация Билибино ЧАО

• ДМС (добровольное медицинское страхование) с первого дня работы.

• Полное покрытие расходов на проживание, логистику со стороны работодателя.

• Организация и оплата питания.

• Работа в стабильной компании с международными проектами.

• Возможности профессионального роста и развития.