Секретарь-делопроизводитель

О КОМАНДЕ

Институт развития территорий и исторической среды (ИРТИС) формирует междисциплинарную команду.

ИРТИС учрежден при Министерстве градостроительной политики Самарской области на базе АНО «Комплексное пространственное развитие Самарской области».

ИРТИС — междисциплинарный центр, работа которого нацелена на формирование новой культуры проектной деятельности и открытой коммуникации между агентами территорий.

Деятельность Института определяет качество перемен для городских и сельских территорий — от жилых районов и общественных пространств до исторических поселений, объектов наследия и облика среды.

Перед командой Института стоят задачи и проекты различного масштаба: мы хотим использовать синергию компетенций для раскрытия потенциала региона и ищем специалистов с опытом в разных областях — мастер-планирование, комплексное развитие территорий, работа с наследием, городская среда, социокультурное программирование, кадастр и землеустройство, транспортное и цифровое моделирование.

В своей работе мы опираемся на горизонтальные коммуникации и честную обратную связь. Ценим критическое мышление, умение работать в команде, а еще — личную харизму и чувство юмора.

В настоящее время мы ищем внимательного, ответственного и высокоорганизованного специалиста, который обеспечит бесперебойное функционирование нашего офиса и эффективное ведение делопроизводства.

Обязанности:

• ведение входящей и исходящей корреспонденции (регистрация, распределение, отправка);
• систематизация, учет, хранение и архивирование внутренней документации;
• контроль сроков исполнения документов и поручений руководства;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой;
• подготовка проектов писем, запросов, служебных записок по поручению руководителя.
• работа с электронным документооборотом;
• организация приема посетителей;
• обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ воды, хозяйственных принадлежностей;
• взаимодействие с курьерскими службами, почтой России;
• контроль чистоты и порядка в офисе, взаимодействие с клининговой службой;
• организация и координация внутренних и внешних встреч, совещаний, переговоров (подготовка переговорных комнат, оборудования);
• подготовка необходимых материалов для совещаний (распечатка, копирование);
• ведение протоколов совещаний и контроль исполнения принятых решений.

• высшее или средне-специальное образование (желательно в сфере документоведения, архивоведения, управления, юриспруденции);
• опыт работы секретарем, делопроизводителем, офис-менеджером от 2-х лет;
• знания основ делопроизводства, документооборота и архивного дела;
• отличное владение русским языком (устная и письменная грамотность, знание правил деловой переписки);
• уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint на уровне продвинутого пользователя), навыки работы с оргтехникой (принтер, сканер, факс);
• навыки работы с большим объемом информации и документации, в том числе специфической (проектная, градостроительная);
• высокая степень организованности, аккуратности и внимания к деталям.
• ответственность, исполнительность, пунктуальность.
• коммуникабельность, доброжелательность, умение работать в команде.
• стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.

• конкурентная заработная плата;
• официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• работа в профессиональной команде, ориентированной на рост и развитие;
• офис в креативном кластере "Станкозавод" с видом на Волгу;
• возможность повышения квалификации и получения дополнительного образования;
• участие в форумах, конференциях и др. мероприятиях;
• единовременная финансовая помощь 200 000р. при релокации в Самару, если твой возраст до 35 лет (*на основании Приказа министерства труда, занятости и миграционной политики Самарской области от 02.06.2023 № 18-н).