Администратор-делопроизводитель для частной школы

Административное управление и поддержка: - бизнес-процессов всех подразделений Школы,

- хозяйственно-административной деятельности, - координации взаимодействия клиентов и сотрудников Школы

- ответственность за выполнение целевых установок (планов и задач), поставленных директором Школы

Обязанности:

• Участие в разработке и контроле бизнес процессов всех подразделений Школы;
• Внесение предложений руководству по развитию всех направлений деятельности Школы, увеличению продаж и повышению качества продуктов Школы на основе обратной связи и запросов на услуги от текущих и потенциальных клиентов;
• Заключать договоры с клиентами;
• Вести учет запросов и обращений клиентов по новым услугам, которые пока отсутствуют в Школе, передавать их Директору;
• Работать с базой учеников (добавление новых учеников, запись на занятия, отправка сообщений с напоминанием и оплатой), заносить все этапы общения с текущими или потенциальными клиентами в CRM;
• При получении негативной обратной связи от клиента передать информацию ответственному лицу (Управляющему Школы или Директору), после решения вопроса клиента сообщить ему о принятом решении и принятых мерах;
• Обеспечивать необходимые условия для проведения занятий (открытие помещения Школы, проверка чистоты и порядка, наличие необходимых хоз.материалов в классах и в других помещениях);
• Помогать учителям присматривать за учениками на переменах;
• Создавать уютную атмосферу для пребывания клиентов в Школе, стимулировать положительное сарафанное радио;
• Развитие дополнительных услуг Школы, индивидуальных и групповых занятий, досуговых мероприятий, участие во внутренних и внешних (городских и районных) мероприятиях при необходимости;
• Разрешение ситуаций с недовольными клиентамиРабота с персоналом Школы:
• Поиск, отбор, прием на работу, адаптация и контроль качества работы персонала для уборки и ремонта помещений Школы;
• Поддержка эффективного уважительного общения в коллективе, с учениками и родителями;
• Кадровый документооборот (координация подписания кадровых документов сотрудниками, передача документов на хранение Директору или в центральный офис);
• Ведение учета рабочего времени сотрудников;
• Разработка и соблюдение распорядка дня Школы;
• Координация выполнения задач по бесперебойной работе Школы;
• Временное замещение руководителей Школы при их отсутствии на время отпуска, командировки.Обеспечение подразделений необходимыми ресурсами (кадровыми, материальными, хозяйственными и пр.):
• Организация работы Школы, ежедневная подготовка всех помещений Школы, контроль готовности необходимых условий для проведения занятий;
• Планирование необходимых ресурсов для обеспечения деятельности Школы (кадровых, материальных, хозяйственных и др.);
• Своевременное бюджетирование и приобретение необходимых ресурсов (хозтовары, канцелярия, расходные материалы для печати и др.);
• Организация и контроль уборки, поддержание чистоты в Школе;
• Организация и контроль проведения локального ремонта в Школе.

Учет и контроль:

• Сбор по плану выручки платежей от клиентов на р/счет;
• Ведение учета доходов и расходов по закупкам товаров для обеспечения деятельности Школы и оплаты услуг по уборке и ремонту помещений Школы;
• Ведение учета продаж основного и доп. образования;
• Контроль выполнения бюджетов и оптимизация расходов по закупкам товаров для обеспечения деятельности Школы и оплаты услуг по уборке и ремонту помещений Школы;
• Контроль качества работы сотрудников по уборке и ремонту помещений Школы;
• Участие в прохождении плановых и внеплановых проверок Школы компетентными органами;
• Создание фото и видео контента о деятельности Школы;

Взаимодействие с клиентами и учениками:

• Общение с приходящими клиентами (родителями), ответы на вопросы, помощь в решении вопросов по организации учебного процесса, прогулок, дополнительных занятий, и т.п.;
• Прием и обработка входящих звонков и сообщений;
• Первичное консультирование по поводу услуг Школы, приглашение на диагностику / пробное занятие;
• Подписание договоров с клиентами, прием на хранение, учет договоров;
• Забота о клиентах (нынешних и потенциальных), создание комфортной атмосферы в Школе;
• Работа с базой учеников (добавление новых учеников, запись на занятия, отправление сообщений с напоминанием и оплатой);
• Ведение и расширение базы CRM при обработке ВСЕХ контактов с клиентами. Ведение документооборота с клиентами и подрядчиками:
• Прием и передача заявлений, договоров от клиентов, подрядчиков, бухгалтерских документов, внешней корреспонденции на имя Школы, документов по проведению предметной или психологической диагностики и др.;
• Обработка документов, распределение потоков документов внутри Школы, передача подписанных договоров и других документов на хранение Директору.
• Обеспечение безопасности нахождения детей и сотрудников в Школе;
• Профилактика заболеваний учеников и сотрудников;
• Обеспечение питанием учеников Требования:

• Обязательные требования и навыки

  Высшее или среднее специальное образование (желательно педагогическое, психологическое образование)

  Организованность и системность

  Умение брать на себя ответственность

  Стрессоустойчивость

  Способность к контролю и самоконтролю

  Лояльность

  Обучаемость, стремление к саморазвитию

  Профессиональные навыки

  Навыки оформления деловой документации

  Знание ПК на уровне уверенного пользователя (Word, Excel, Power Point и пр.)

  Организаторские способности

  Гибкость мышления

  Умение планировать и прогнозировать

  Навык общения по телефону

  Навык работы с CRМ – системами, учетными системами, 1С

  Навык продаж

  Навык ведения переговоров и установления коммуникации с партнерами, поставщиками, клиентами и сотрудниками

  Навык работы с клиентами (корректность, умение слушать, доносить важную информацию, собирать отзывы, помогать в установленных рамках)

  Навык работы с педагогическим составом (бесконфликтность, корректность, настойчивость, своевременная помощь)

  Личностные качества

  Трудолюбие

  Отзывчивость

  Вежливость

  Терпение

  Эрудированность

  Коммуникабельность

  Интеллигентность

  Доброжелательность

  Оптимистичность

  Энтузиазм

  Адекватность

  Принципиальность

  Гибкость

  Честность

  Способность работать в режиме многозадачности

• Рабочий день с 8-30 до 17-45. Пять дней в неделю.
• Суббота по необходимости
• Завтрак и обед на территории школы
• Фикс 70 000р и премия 1% от выручки школы
• Отпуск 28 дней
• Программы профессионального обучения и развития бесплатно