Секретарь-делопроизводитель

3.1. Принимает поступающую на рассмотрение Директора корреспонденцию, передаёт её в соответствии с принятым решением (резолюцией) конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.2. Ведёт делопроизводство.

3.3. Принимает документы и личные заявления на подпись Директору Инспекции.

3.4. Следит за своевременным рассмотрением исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование и корректировку.

3.5. Осуществляет машинописный «набор» и подготовку рукописных документов по поручению Директора.

3.6. По поручению Директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров Директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения содержание, принимает и передаёт информацию по приемно-переговорным устройствам (факс, электронная почта и т.п.) фиксирует и передаёт служебную информацию Директору.

3.8. Осуществляет контроль за исполнением сотрудниками Инспекции изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Директора, взятых на контроль.

3.9. Ведёт учёт получаемой и отправляемой корреспонденции систематизирует и хранит документы текущего архива, ведёт контрольно-регистрационную картотеку.

3.10. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведёт их учёт.

3.11. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

3.12. Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.13. Выполняет отдельные служебные поручения Директора.

3.14. Участвует в мероприятиях по обследованию территорий, объектов.

3.15. Секретарь уведомляет Директора Инспекции, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех действиях каких-либо лиц в целях склонения к совершению коррупционного правонарушения

3.16. Составляет ежемесячные и иные отчёты о своей деятельности, а также отчёты по вопросам, относящимся к компетенции и видам деятельности Инспекции.

Секретарь должен знать:

1) постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Инспекции и ведения и организации делопроизводства;

2) принципы эксплуатации офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel);

3) нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в Инспекции;

4) порядок приёма, оформления и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

5) порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

6) правила и нормы охраны труда, основные положения пожарной безопасности.