Офис-менеджер

В соответствии со своими должностными обязанностями офис-менеджер:

Принимает поступающую в адрес организации корреспонденцию, передает ее руководителю, в соответствующие структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

Ведет делопроизводство в организации, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации;

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации;

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя и структурных подразделений организации;

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, электронной почте, своевременно доводит до сведения руководителя, структурных подразделений или конкретных исполнителей информацию, полученную по каналам связи;

По поручению руководителя составляет письма, запросы, приказы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;

Печатает по указанию руководителя или структурных подразделений служебные материалы, необходимые для их работы или вводит текущую информацию в банк данных;

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

Ведет учет грузов зерновых и масличных культур, поступающих на ООО «КЗК» для их хранения и перевалки с разбивкой по номенклатуре, ассортименту, принадлежности грузовладельцу и иным критериям, составляет реестры поступающих грузов, ведет учет перемещения грузов и их отгрузки. Обеспечивает хранение учетных данных на бумажных носителях и в машиночитаемой форме. Обеспечивает информирование в установленные сроки, в том числе предварительное информирование, заинтересованных лиц и контролирующих органов о поступлении грузов зерновых и масличных культур, их перемещении и отгрузке.