Руководитель направления ЭДО

Привет!
Мы команда Циана — более 20 лет создаём профессиональный высокотехнологичный сервис, который помогает миллионам людей найти дом мечты. Мы знаем о недвижимости всё. Помогаем найти, сдать, продать. И верим, что новая жизнь начинается с нас.

На сайте и в мобильном приложении Циан можно сдать и арендовать жильё на длительный срок или посуточно, безопасно купить и продать недвижимость онлайн, подобрать ипотечное предложение или надёжного риелтора. Миллионы пользователей решают свои задачи, связанные с недвижимостью, на Циане.

О нас:

• ежемесячно сайт cian.ru посещают 20+ млн уникальных пользователей

• на Циане публикуется более 2,2 млн актуальных объявлений

• мы в 20-ке самых дорогих компаний рунета по версии Forbes

• единственный proptech из России, который входит в топ-10 лучших сервисов по недвижимости в мире

В Циане работает более 1000 сотрудников из России и 25 стран мира. Компания входит в рейтинг лучших работодателей Forbes, HeadHunter и Хабр.Карьера, а также в рейтинг лучших IT-брендов работодателей Хабр и Экопси.

Мы любим технологии не потому, что мы гики, а за пользу, которую они приносят человеку; технология, не улучшающая жизнь людей — просто безделушка. Этот принцип проявляется во всём: в том, как мы создаём доступные продукты для реального мира, как строим партнёрские отношения и заботимся о команде. Поэтому Циан — человеческая технологическая компания. Именно в этом порядке.

Присоединяйся к команде Циана!

Зоны ответственности:

1. Управление командой:
- Руководство отделом расходного документооборота и группой документооборота ГПХ (10 человек).
- Обеспечение эффективного взаимодействия внутри команды и развитие ее потенциала.

2. Контроль документооборота:
- Организация полного цикла расходного документооборота компании: прием, обработка, вычитка, исправление ошибок, подписание, отправление, учет, сканирование, систематизация и распределение документов по структурным подразделениям.
- Ведение реестра документов и архивирование документации.

3. Аудит процессов:
- Проведение аудита процессов расходного документооборота (бумажный и электронный) и разработка инициатив по их улучшению.
- Анализ работы с контрагентами и архивами для повышения эффективности.

4. Контроль сроков и качества:
- Обеспечение соблюдения сроков обработки всех потоков документов, включая аудит и квартальную сверку.
- Разработка и реализация плана по работе с долговыми документами.

5. Работа с 1С ДО:
- Контроль обработки документов в системе 1С ДО, выявление ошибок на этапе заведения или согласования.
- Обеспечение согласования документов на всех этапах.

6. Аналитическая отчетность:
- Подготовка аналитической отчетности по направлению работы, включая предложения по улучшениям и развитие команды.

7. Взаимодействие с подразделениями:
- Сотрудничество со смежными подразделениями для решения рабочих вопросов и развития системы 1С ДО.
- Эскалация инцидентов и информирование команды о любых изменениях в программе.

8. Поддержка бухгалтерии:
- Оказание помощи бухгалтерии во время закрытия месяца, обеспечение корректности документооборота.

9. Администрирование и поддержка работоспособности систем:
- Такском/Диадок (ЭДО): контроль стабильной работы, добавление ЭП в реестр, предоставление прав пользователям, техническая поддержка.
- ТУС и ТУД (ЭП и МЧД): полный цикл выпуска ЭП и МЧД, контроль сроков истечения.
- HDE (help desk eddy) и SLACK: поддержка и актуализация правил, настройка новых условий.
- 1С Документооборот: актуализация справочников, корректировка маршрутов и схем, решение технических ошибок.
- КЭДО: поддержка системы документооборота с ГПХ.
- JIRA: прием, распределение и обработка входящих обращений.
- Confluence: наполнение и актуализация базы данных команды, написание инструкций.

Проектные задачи:

1. Разработка документов:
- Создание унифицированных форм документов (бланки писем, заявок и т.п.) и инструкций по ведению делопроизводства в организации.

2. Автоматизация документооборота:
- Ведение проектов по автоматизации документооборота от формирования ТЗ до тестирования нововведений.
- Поддержание и развитие программы 1С документооборот в расходной части.

• Имеет успешный опыт работы на аналогичной должности от 5 лет;

• Имеет опыт эффективного руководства командой от 10 человек;

• Практические навыки работы с различными системами ЭДО (1С Документооборот(со стороны заказчика), Контур Диадок\Такском-Файлер, Jira,Confluence, Выпуск ЭП и МЧД);

• Знает первичные документы бухгалтерии (умеет читать документы и понимать);

• Знает законодательные и нормативные правовые акты, методические документы и стандарты в области электронного документооборота;

• Умеет качественно проводить экспертизу содержательной части документов.

Обязательное знание основных программ:

• Google Workspace; Microsoft Office;

• 1С документооборот,

• Таблицы Excel , знание формул;

• Такском, Диадок;

• Jira, HDE или любая другая task система;

• ЭП, МЧД.

Желательно:

• Успешный опыт внедрения проектов по автоматизации с описанием реализованных проектов;

• Знание передовых технологий повышения скорости и качества документооборота внутри организации;

• Опыт внедрения электронного архива и систем ЭДО.

• Возможность работать удаленно или в одном из наших офисов в Москве или Санкт-Петербурге;
• Работать в команде с лучшими и развивать лучший сервис в своем сегменте;
• Среду, где понятны цели и задачи бизнеса, коммуникации прозрачны;
• Технологичность процессов и отсутствие бюрократии;

• ДМС с первого рабочего дня (со стоматологией, госпитализацией, страховкой выезжающего за пределы нашей страны);

• 5 day off в год, помимо основного отпуска;

• Кафетерий льгот Benefactory.