Руководитель административно-хозяйственного отдела
Руководитель административно-хозяйственного отдела
Москва, Кутузовский проспект, 34с14
Метро: Деловой центрОписание вакансии
Обязанности:
- обеспечение бесперебойного и безаварийного функционирования здания, включая организацию ремонтов и осуществление хозяйственных закупок (расходные материалы, инструменты, мебель, инвентарь, вода и т.д.);
- взаимодействие с арендодателем (выстраивание взаимоотношений, отладка эффективной совместной работы);
- ежедневный контроль за исправностью оборудования и мебели, организация пространства:
- разработка детальных планов перемещений персонала, оборудования, архивов, минимизация простоев работы института;
- адаптация инфраструктуры: организация рабочих мест, аудиторий, систем жизнеобеспечения и т.д.).
- контроль работы системы СКУД – контроль монтажа, настройка правил доступа, общение с подрядчиком, интеграция с охраной, выдача личных карт сотрудникам, контроль актуальности базы пропусков, ведение журнала учета личных карт и ознакомления с Порядком работы СКУД;
- организация и контроль работ по благоустройству фасада и прилегающей к зданию территории (расширенное взаимодействие с госорганами);
- организация и контроль работы персонала АХО и подрядчиков (техники по зданию / разнорабочие в штате, охрана – договор с ЧОП, множество подрядчиков для выполнения специализированных видов ремонта), включая оптимизацию расходов и повышение качества сервиса со стороны АХО (поиск новых подрядчиков, заключение и сопровождение контрактов);
- подготовка к проверкам: проактивный аудит соблюдения норм ПБ, СЭС, доступной среды (во избежание штрафов);
- Составление, согласование и контроль исполнения бюджета АХО (все виды расходов, кроме расходов на штатный персонал);
- контроль соблюдения правил электробезопасности и пожарной безопасности, ведение журналов учета, содержание в актуальном статусе всех необходимых документов;
- контроль расхода всех видов энергии и ресурсов, передача показаний, сопровождение контрактов с организациями, предоставляющими данные услуги;
- ведение необходимой документации, связанной с административно - хозяйственной деятельностью организации: СЭЗ, ПБ, АПС, планы БТИ, паспорт безопасности, паспорт доступности и т.п., разработка внутренних регламентов, инструкций и положений в части АХО, разработка реестров, их ведение и учет;
- взаимодействие с контролирующими организациями (пожарная инспекция, правоохранительные органы, МЧС и др.) при необходимости;
- При необходимости (например, в отсутствие техников в связи с болезнями / отпусками) – самостоятельное выполнение простых работ по зданию (транспортировка воды для кулеров, перемещение мебели, мелкий ремонт и т.д.)
- выполнение требований к антитеррористической защищённости объектов, в том числе в части разработки паспорта безопасности;
- ведение плана работ по объектам, а именно: план (в письменном виде) со сроками этапности подготовки объектов к осенне-зимнему периоду; разработка инструкций о мерах пожарной безопасности объекта, регламента по охране труда;
- ведение и актуализация реестра оборудования, обеспечивающего доступную среду для лиц с ограниченными возможностями здоровья (ОВЗ), в соответствии с требованиями паспорта доступности объекта;
- релевантный опыт работы в качестве начальника АХО – от 5 лет;
- умение выстраивать конструктивные взаимоотношения с арендодателями, государственными органами по линии эксплуатации зданий, подрядчиками по работам АХО;
- самостоятельность при решении проблем в зоне административно-хозяйственного обеспечения здания;
- инициативный и проактивный подход к вопросам организации пространства и оптимизации функционирования здания;
- готовность при необходимости работать «руками», а не только ставить задачи;
- доброжелательность, пунктуальность, понимание деловой этики, грамотная устная и письменная речь;
- умение работать с документацией, готовность разобраться в специализированной административно-хозяйственной документации учебных заведений;
- стрессоустойчивость‚ выдержанность‚ внимательность к деталям, коммуникабельность, исполнительность;
- базовые навыки Excel‚ Word, Power Point.
- график работы 5/2, офис в центре Москвы (Кутузовский проспект);
- стабильная и своевременная выплата заработной платы;
- оформление по ТК РФ (белая заработная плата, возможно премирование по результатам работы);
- добровольное медицинское страхование по итогам испытательного срока.
Навыки
- MS Excel
- MS Word
- MS PowerPoint