Офис-менеджер

Ваши обязанности:

Обеспечение организационно-административной поддержки руководящему персоналу:

1. Организация рабочих встреч – важно умение работать с Zoom & Google Meet – подключение нужных функций, а не просто создание ссылок на встречу. Внесение в календарь СРМ компании.
2. Travel Support - Подготовка документации, виз, планирование деловых поездок, покупка билетов и т.д.

Управление офисной документацией: обработка, хранение и архивирование документов, контроль за соблюдением сроков документооборота.

Организация ресурсов и коммуникации:

1. Поддержание офисной техники - компьютеров и программного обеспечения, обеспечение связи с поставщиками и клиентами, организация внутренней коммуникации в офисе.
2. Контроль наличия сим-карт и телефонов, их учет.
3. Закупка сырья и тп для производства по запросу.

Организация и поддержание порядка в офисе:

1. Следить за чистотой и порядком в офисе
2. Организация кухни с утра
3. Организация рабочего места руководителя компании
4. Контролировать использование офисного оборудования и наличие расходных материалов.

Поддержание рабочего процесса: оказание административной поддержки сотрудникам, помощь в решении организационных вопросов, контроль исполнения поручений и задач с помощью СРМ.

Кадровое сопровождение:
1. Размещение вакансий компании на различных ресурсах, первичная связь с кандидатами.

2. Прием сотрудников – обеспечение рабочего места, знакомство с офисом, информирование отделов о новом сотруднике

3. Контроль подписание документов, ведение кадрового документооборота – договора, заявления, приказы.

Работа с типографией:
По заданию руководства – заказ печатной продукции – общение, уточнение цен и сроков, получение макета для печати – полученная информация передается