Секретарь / Ассистент руководителя

Москва, улица Маршала Василевского, 13к3

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Обеспечивает (ведет) документооборот кафедры, формирует дела в соответствии с номенклатурой дел кафедры, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив Университета;
Принимает и обрабатывает поступающие на кафедру документы, корреспонденцию, передает их на рассмотрение заведующего кафедрой; регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию;
Готовит документы и проекты документов, образующиеся в работе кафедры, в том числе документы для заседания кафедры, осуществляет ведение протоколов заседаний кафедры, принимает участие в оформлении решений кафедры, готовит исходящую корреспонденцию;
Следит за своевременным рассмотрением и представлением работниками кафедры документов (проектов документов), поступивших им на исполнение, проверяет правильность оформления и своевременность подготовки проектов документов, передаваемых на заседания кафедры, обеспечивает качественное их редактирование;
Передает и принимает поступающие на кафедру телефонограммы, факс, электронную почту, следит за исправной работой приемно-переговорных устройств, персонального компьютера, программного обеспечения, при сбоях в работе передает соответствующие заявки в Отдел технической поддержки;
По поручению заведующего кафедрой составляет письма, запросы, другие документы (в том числе отчеты и материалы к докладам для заведующего кафедрой);
Ведет учет рабочего времени сотрудников кафедры. Своевременно, в установленные сроки заполняет и сдает в Отдел кадров табель учета рабочего времени;
Готовит заявки, данные, собирает документы, необходимые для заключения Университетом гражданско-правовых договоров (в которых заинтересована кафедра), обеспечивает взаимодействие кафедры с иными структурными подразделениями при разработке и согласовании проектов таких договоров, готовит (оформляет) акты об их исполнении;
Выполняет все требования, принятые в Университете по ведению делопроизводства и защите информации (персональных данных).

Требования: