Личный ассистент руководителя в дизайн-бюро

AIYA Bureau — отмеченное наградами бюро интерьерного дизайна и архитектуры. Основано в 2013 году Айей Лисовой. Мы специализируемся на частных жилых интерьерах высокого сегмента, реализуем проекты в России и за рубежом (преимущественно Европа и Средний Восток).

Каждый год бюро отмечают премиями и номинациями профильные престижные издания. Например, AD Top 50, Elle Decor Top 200, House & Garden's - №1 The best of The List: Modern Interiors, Top 100 Russian Project by INTERIOR + DESIGN 2020 и многие другие.

У нас классная команда амбициозных людей, каждый из которых является профессионалом в своем деле. Мы вместе путешествуем, занимаемся спортом, посещаем профессиональные международные выставки и иногда встречаемся в Москве. Ищем инициативного ассистента, который присоединится к нам, сможет взять под контроль личные задачи Айи и иногда помогать с задачами по бюро.

Что для нас важно:
- Опыт работы в небольших компаниях/командах/стартапах, в том числе международное направление;
- Опыт работы личным ассистентом или бизнес-ассистентом, готовым и заинтересованным в большей степени брать личные задачи (60% личные, 40% бизнес);
- Вы самостоятельный человек, который готов погрузиться в текущие процессы, разобраться в нюансах, задать вопросы и предложить свои варианты решения той или иной задачи.
Если не поняли - не будете ждать, а пойдете разбираться;
- Вы готовы коммуницировать с командой и быть на связи в рабочие часы;
- Вы системный и структурированный человек (сами запишете задачи и сами напишете по ним статусы, сами напомните о чем-то);
- Вы любите работать с таблицами, умеете замечать ошибки;
- Вы любите спорт, здоровое питание;
- Вы готовы выйти в ближайшее время;

Чем предстоит заниматься:
- Организация и ведение таблицы с личными финансами руководителя;
- Контроль и оплата счетов за бытовые услуги, аренду и прочее;
- Ведение таблиц с днями рождения клиентов, сотрудников. Поздравления и покупка подарков;
- Различные поручения личного характера: запись к врачу, покупка и доставка товаров и прочее;
- Поиск и систематизация полученной информации;
- Помощь бизнес-ассистенту по задачам бюро (работа в связке);
- Ведение документооборота;
- Организация съемок объектов, мероприятий для команды;
- Travel-поддержка (не только бронь билетов и поиск отеля, но и составление маршрутов, просчет рисков и их предупреждение, поддержка во время поездок, ведение таблицы с расходами, сбор чеков и др.)

Требования к навыкам:
- Продвинутый пользователь Excel/Google Sheets (Вы будете много работать с табличками. Важно уметь пользоваться формулами и представлять информацию в удобном формате);
- Опыт заключения договоров, знание ЭДО;
- Знание ведения деловой переписки;
- Английский язык (от B2 - иногда придется коммуницировать с иностранцами);
- Chat GPT и другие нейросети;
- Умеете работать с apple-техникой (некоторые задачи удобно вести в заметках на айфоне);

Будет плюсом:
- Имеете опыт работы с международной средой (например, разбирались с вопросом резидентства в Европе или оплачивали коммунальные услуги в квартире в Европе. У вас будут такие задачи);
- Знаете доп. иностранные языки;
- Опыт работы с премиум-сегментом

Условия работы:
- Удаленка, но часто бывают оффлайн-задачи в Москве;
- Полная занятость (без совмещения). Заключаем договор ГПХ с СЗ или ИП;
- График 5/2 с 10:00 до 19:00 по Мск (возможно более позднее время старта работы и завершения);
- Оплачиваемый отпуск

Этапы подбора:
- Мы читаем ваше сопроводительное письмо;
- Даем вам небольшое тестовое задание, чтобы оценить подход к решению задач (ориентировочное время выполнения 2-4 часа);
- Назначаем звонок с бизнес-ассистентом в Zoom;
- Назначаем звонок с Айей в Zoom;
- Даем обратную связь и присылаем оффер, если вы нам подошли

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:

Мы рассматриваем только кандидатов с сопроводительными письмами.

Напишите, пожалуйста:
- какая ваша мотивация работать личным ассистентом Айи?
- чем можете быть полезными Айе и бюро?
- какими достижениями вы гордитесь?
- кем видите себя в течение следующих 3 лет?
- какие у вас хобби?
- готовы ли выполнить тестовое? Напишите ник в тг для связи
- когда готовы выйти?

Спасибо!