Помощник руководителей офиса/офис-менеджер

-Ведение календаря, графика встреч руководителей, организация рабочего времени (три руководителя)

- Ведение повседневных встреч, совещаний и обсуждение в команде, ведение протокола совещаний, контроль исполнения пунктов протокола, сбор и консолидация информация по запросу руководителя.

- Подготовка, сбор гостей и оповещение к совещаниям.

- Контроль за исполнением поручений по итогам совещаний, сбор и консолидация информации, а также по личной инициативе руководителя.

- Административная поддержка.

- Деловая переписка, организация и ведение делопроизводства, грамотное составление писем, приказов, распоряжений. Проверка правильности оформления документов, запросов и тд., регистрация корреспонденции, приказов, соглашений, актов, отчетов.

- Визирование и архивация всей входящей/исходящей корреспонденции.

- Поиск информации по запросу руководителя.

- Контроль и организация участия в выставках, конференциях руководителя.

- Организация подарочного фонда (корпоративного и личного)

- Travel-поддержка, подбор и покупка билетов, бронирование гостиниц, план-график командировок, оформление документов (визы, путевки, страховки)

- Организация репутационно-значимых, публичных мероприятий.

- Организация процесса обмена конфиденциальной информацией

- Предоставление отчетности руководству по факту выполнения поручений

- Оформление курьерских отправок, взаимодействие с почтой и курьерскими службами, организация корреспонденции между офисами (3 офиса, производственные площадки)

- Составление и ведение бюджета офиса

- Встреча и прием гостей, организация чая/кофе гостям.

- В случае прохождения испытательного срока с положительным результатом, возложение обязанностей (Famile Office).

- Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, продуктов питания, контроль за порядком в офисе, контроль за закупкой товаров в офис (расходные материалы), в том числе обеспечение и пополнения запасов питания для совещания и приемов гостей разного уровня, организация и структурирование в местах хранение ТМЦ в офисе.

• Высшее образование

• Работа с оргтехникой, мини-АТС 3СХ, сканер, копир, брошюровка документов.

• Работа Word, Excel, Битрикс 24, почтовые клиенты, конференции системы Yealink, календарь Google.

  Оперативный поиск и анализ информации (в сети Internet), умение делать выводы и доносить суть после сбора и анализа информации.

• оформление на работу в полном соответсвии ТК РФ, соц пакет, ДМС
• испытательный срок три месяца