Специалист по документообороту/Делопроизводитель

Smart Catering - лучший креативный кейтеринг Нижнего Новгорода.

Мы организовываем выездные мероприятия от свадеб до конференций, от корпоративов до фестивалей.

Наш рекорд - мероприятие, где мы накормили 4250 человек!

Нашей компании 10 лет. За это время мы организовали выездные мероприятия для таких крупных заказчиков как Росатом, Газпром, Альфа Банк, Сбербанк, Министерство Просвещения и др. Мы не ограничиваемся пределами Нижегородской области и организовываем масштабные мероприятия в Казани, Костроме, Калуге, Сыктывкаре, Иваново и Московской области.

В связи с увеличением объема работ и постоянным спросом на наши услуги мы расширяем штат и набираем в команду Специалиста по договорной работе и документообороту !

Мы ищем ответственного и внимательного специалиста для управления клиентским документооборотом и обеспечения финансовой дисциплины.

Основные обязанности:

1. Договорная работа:

* Составление, проверка и оформление договоров на оказание кейтеринговых услуг (в т.ч. рамочных, разовых, абонементных) на основе типовых форм и условий компании.

* Согласование проектов договоров с заказчиками, внесение правок по согласованию с руководством/юротделом.

* Подготовка дополнительных соглашений к договорам (изменение меню, дат, стоимости и т.д.).

* Тесное взаимодействие с Юридическим отделом: подготовка документов, предоставление информации по сделкам, согласование нестандартных договоров и сложных условий.

2. Документооборот с клиентами:

* Прием, проверка и обработка комплектов документов от Заказчиков (реквизиты, доверенности, заявки, подписанные договоры).

* Своевременное формирование, оформление и отправка Заказчикам первичных документов: счетов, актов выполненных работ/оказанных услуг (АВР/АУС), счетов-фактур (при работе с НДС).

* Контроль получения подписанных экземпляров договоров и актов от клиентов.

3. Контроль расчетов (Дебеторская задолженность):

* Сбор "дебиторки": Мониторинг сроков оплаты по договорам на основе выставленных счетов и актов.

* Взаимодействие с менеджерами по работе с клиентами и финансовым отделом (бухгалтерией) для своевременного напоминания клиентам об оплате, запроса подтверждающих платежных документов.

* Подготовка отчетов по состоянию дебиторской задолженности по своим клиентам/договорам (по запросу руководства).

4. Электронный документооборот (ЭДО):

* Работа в системе ЭДО (Диадок, СБИС, Контур.Диадок, Такском и т.д.) для обмена юридически значимыми документами с контрагентами (договоры, акты, счета-фактуры).

* Регистрация входящих/исходящих документов в ЭДО.

5. Архивация и учет:

* Систематизация и хранение договоров, актов, сопутствующей документации по клиентам (электронно и/или физически).

* Ведение реестров договоров, актов, счетов.

* Заработная плата: от 50 000 руб. Оклад и KPI

* Социальный пакет: питание b скидки на кейтеринг, премии по итогам работы, корпоративные мероприятия, обучение.

* Дополнительно: Современный офис, дружный коллектив, возможность профессионального роста в финансах/юриспруденции/менеджменте.

Ключевые навыки: Договорная работа, составление договоров, акты выполненных работ (АВР/АУС), счета, первичная документация, дебиторская задолженность, контроль оплат, ЭДО (электронный документооборот), взаимодействие с юротделом, работа с клиентами (B2B), 1С (преимущество), MS Excel, MS Word, внимательность, ответственность, клиентоориентированность.