Офис-менеджер

Срок подачи заявок до 18:00 часов 12 августа 2025 года.

Обязанности:

• прием, регистрация, передача адресату, учет и хранение исходящей и входящей документации; отправка корреспонденции (по факсу, почте, электронной почте, нарочным);
• организует проведение телефонных переговоров руководителя;
• по поручению руководителя готовит проекты писем, запросов и других документов;
• подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, копирование и подготовка раздаточных материалов;
• организует проведение семинаров, тренингов, конференций, форумов, круглых столов, включая: аренду конференц-зала, кейтеринг, транспорт и др.;
• обеспечивать общую деятельность офиса, включая управление взаимоотношениями с арендодателем и другими офисными поставщиками, надзор за надлежащим обслуживанием инвентаря, получение товаров и счетов от поставщиков и организацию логистики местных поездок;
• размещать объявления о приеме на работу, собирать и проверять документы соискателей, включая биографические формы;
• участвовать в ежегодном проведении инвентаризации, для определения соответствия требованиям учёта основных средств;
• обеспечение закупок для нужд АМУЦА, в т.ч. обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями, хозяйственными товарами, подготовка формы запроса, сбор коммерческих предложений;
• составление плана закупок, определение наличия и потребности в материалах; подготовка закупочной документации; обработка, формирование и хранение данных, информаций, документов;
• организационно-техническое обеспечение деятельности конкурсных комиссий, подготовка протоколов заседаний на основании решений, принятых комиссией по осуществлению закупок;
• ведение рабочей и отчетной документации, поддержание в активном состоянии данных о поставщиках в информационной системе;
• другие обязанности, назначенные руководителем АМУЦА.

• высшее образование (желательно экономическое/юридическое или в сфере менеджмента/маркетинга);
• опыт работы не менее 1 года на должности секретаря/офис-менеджера в государственных органах, в неправительственных/международных организациях, проектах развития;
• не менее 2-х лет опыта работы в сфере закупок (опыт работы в международных организациях и проектах является преимуществом);
• знание организации и правил ведения делопроизводства и архивного дела, методы оформления и обработки документов;
• хорошие навыки деловой коммуникации, знание делового этикета, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений, разрешать конфликты;
• знание законодательства, регламентирующих процедуры закупок товаров, работ и услуг на территории Кыргызской Республики;
• знание и понимание всех аспектов, связанных с осуществлением закупок: работа с порталом государственных закупок, в области логистики товаров; составление договоров (контрактов) с поставщиками товаров, работ и услуг (наличие сертификата о прохождении курса по управлению государственными закупками является преимуществом);
• навыки опытного пользователя ПК (MS Office: Word, Excel, Power Point) и иной офисной техники;
• отличное владение кыргызским и русским языками - письменным и устным, владение английским языком будет являться преимуществом;
• аккуратность, исполнительность, ответственность, умение работать самостоятельно и в команде;
• наличие не менее 2-х рекомендаций.