Помощник руководителя

Осуществлять руководство работниками секретариата; планировать работу в подразделении;

Координировать работу должностных лиц секретариата с целью своевременного, качественного, эффективного выполнения возложенных на секретариат функций; распределять обязанности между должностными лицами секретариата в соответствии с их должностными инструкциями;

Обеспечивать соблюдение должностными лицами секретариата обеспечения трудовой дисциплины;

Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности секретариата, готовить предложения по совершенствованию его структуры;

Осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях организации; оказывать организационную и методическую помощь;

Обеспечивать контроль над своевременностью приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документации;

Обеспечивать совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами; контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами;

Принимать участие в разработке мер по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения.

Разрабатывать номенклатуру дел организации;

Разрабатывать нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела (Положения секретариате, об архиве организации, об экспертной комиссии организации);

Осуществлять руководство работой архива организации;

Инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контролировать своевременность поступления в архив от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством.

Осуществлять руководство работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов.

Осуществлять руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Осуществлять проведение работ по экспертизе практической ценности архивных документов.

Контролировать своевременность комплектации и передачи образующихся в деятельности организации документов на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации.

Подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.

Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Контролировать соблюдение режима, требований к архивному помещению; правил противопожарной защиты в помещении архива.

Вести протоколы совещаний.

Вести табеля учета рабочего времени дирекции и секретариата АО «АП».

Своевременно готовить продление и ДС к договорам по хозяйственной части, ГПХ уборщиц, ГПХ на время отпуска основного работника.

Осуществлять контроль за исполнением поручений генерального директора (управляющего директора) (приказов, распоряжений, входящих документов с пометкой контроль).

Ежегодное составление бюджета (по секретариату).

Ежемесячное предоставление плана ДДС (по секретариату)

Сбор и хранение документов по служебным расследованиям и проверкам.

Принятие поступающей корреспонденции для руководителей.

Проверка правильности оформления документов.

Ведение регистрации входящих факсимильных и электронных документов.

Регистрация исходящих документов генерального директора и отправка по факсу или электронной почтой.

Организация проведения телефонных переговоров, запись необходимой информации и доведения ее до генерального директора (управляющего директора).

Организация совещаний, оповещение участников совещаний.

Организация приема посетителей, обеспечение программы встреч делегаций и размещение в гостинице, организация буфетного обслуживания делегаций, составление отчетной документации.